Nhân viên nghỉ việc bàn giao tiền hàng thế nào cho đủ

Nhân viên nghỉ việc là chuyện bình thường, nhưng cửa hàng nhỏ thường làm bừa. Kiểm kê lúc người ta đi rồi mới nhận ra tiền lệch, hàng thiếu, thì lúc đó rất khó tra.

Bàn giao làm đúng thì thay người không đau đầu. Làm sai thì cửa hàng ôm thêm một vấn đề kéo dài nhiều tuần.

Kiểm kê ngay khi nhận báo nghỉ

Nhân viên báo nghỉ trước, chủ cửa hàng nên bắt đầu kiểm kê ngay, không đợi đến ngày cuối.

Kiểm kê sớm giúp biết sớm tình hình. Nếu số tiền hoặc hàng đã lệch từ trước, thì vẫn còn giao dịch gần đây để tra. Đợi đến cuối thì nhân viên đã đi, không hỏi được, cũng không tra được dễ dàng.

Kiểm kê sớm cũng còn kịp thu hồi tài khoản, chấm dứt quyền truy cập phần mềm, và tìm người thay. Nếu để đến cuối, có thể nhân viên vẫn đăng nhập được vào hệ thống, xem số liệu bán hàng.

Lập biên bản bàn giao từ đầu, ghi rõ ngày báo nghỉ, ngày cuối đi làm, ai báo, ai nhận. Có văn bản thì sau này dễ tra, không tranh cãi.

Kiểm kê tiền và hàng cùng lúc

Nhiều cửa hàng chỉ kiểm kê tiền, quên kiểm kê hàng. Đến khi nhân viên đi rồi mới kiểm kê hàng, lệch thì khó nói ai.

Tiền và hàng phải kiểm kê cùng lúc. Két tiền đếm lại toàn bộ, hai bên cùng kiểm, ghi số tiền vào biên bản. Hàng trong kho và hàng trên kệ kiểm kê mã nào, số lượng bao nhiêu, ghi rõ.

Các khoản khác cũng nên liệt kê: hàng khách đặt trước mà nhân viên đang giữ, hàng đã thu tiền chưa giao, tiền khách gửi tạm. Những khoản này dễ bị bỏ sót vì không nằm trong két.

Nếu nhân viên có mượn tiền hoặc mượn hàng của cửa hàng, ghi rõ số lượng và thời điểm. Không có biên bản thì khó phân biệt với tiền thiếu.

Chặn quyền truy cập trước khi người đó đi

Ngày cuối làm việc, cần thu hồi tài khoản của nhân viên ngay. Không để người đó còn đăng nhập vào phần mềm.

Tài khoản còn mở là rủi ro không nhỏ. Người đó có thể xem số liệu bán hàng, xem danh sách khách, thậm chí sửa hoặc xóa giao dịch nếu không giới hạn quyền.

Ngoài phần mềm, cần thu hồi cả chìa khóa két, thẻ từ, thẻ nhân viên, và chìa khóa kho. Mất một trong số những thứ này thì lúc phát hiện đã muộn.

Sau khi thu hồi, nên kiểm tra lại xem tài khoản đã bị khóa thật chưa, bằng cách thử đăng nhập. Nhiều khi khóa nhưng không có hiệu lực ngay, hoặc nhân viên nhớ được mật khẩu quản trị.

Xử lý khi số tiền không khớp

Kiểm kê mà số tiền không khớp thì xử lý ngay tại chỗ, đừng để qua. Hôm sau người đó đi rồi thì rất khó.

Bước đầu tiên là đếm lại, có người khác nhìn xác nhận. Nhiều khi lệch chỉ do đếm sai ở lần đầu, đếm lại thì khớp.

Đếm lại mà vẫn lệch thì đối chiếu với hóa đơn trong ca đó. Xem có hóa đơn nào bị hủy, có giao dịch nào ghi thiếu không. Loại lỗi này khá phổ biến.

Nếu tra không ra nguyên nhân, nên ghi nhận khoản lệch vào biên bản, ghi rõ hai bên đồng ý với số tiền còn lại. Ghi rõ ý kiến của nhân viên nếu có, không ép nhận điều không đúng.

Xử lý ở chỗ, dựa trên bằng chứng, là cách giữ được cả tiền và không mất quan hệ. Xử lý kiểu kéo dài, đẩy đáy bổng, thì mất cả hai.

Giữ lại một phần lương đến khi xong

Nhiều cửa hàng trả hết lương rồi cho người đó đi, rồi mới phát hiện thiếu hàng. Khi đó rất khó đòi lại.

Nên giữ lại một phần lương cho đến khi bàn giao hoàn tất và xác nhận không còn khiếu nại. Giữ trong thời gian ngắn, chừng hai tuần, là cách bảo vệ hợp lý.

Cần nói rõ với nhân viên trước khi nghỉ việc: giữ đến ngày nào, điều kiện để nhận là gì. Nói trước thì không gây mất lòng, nói sau thì thành mất niềm tin.

Nếu không khiếu nại gì, trả nốt phần còn lại đúng hạn. Chậm một ngày cũng nên tránh, vì dễ dẫn đến tranh chấp.

Chuẩn bị cho người mới thay

Bàn giao không chỉ là tiền và hàng. Còn bao nhiêu thứ nữa cần chuyển giao, mà nhiều cửa hàng bỏ qua.

Bàn giao khách hàng: những ai đang nợ, ai đặt trước hàng, ai hay mua loại nào. Nhân viên mới không biết thì bán sai tư vấn, hoặc bỏ sót đơn.

Bàn giao công việc dở dang: việc nào đang làm dở, việc nào hẹn với khách, việc nào cần chờ xử lý.

Bàn giao mối quan hệ với nhà cung cấp: ai giao hàng, gọi cho ai khi cần nhập gấp, nhà cung cấp nào cho giá tốt.

Nên ghi những điều này ra giấy hoặc vào phần mềm. Nhân viên sắp đi thường hay quên nói, hoặc nói không đủ. Có giấy thì người mới đọc là biết.

Bàn giao xong, có người mới vào bàn tay, nên cho họ đi cùng nhân viên cũ nửa ngày nếu được. Nửa ngày đi cùng giúp người mới hiểu khách quen, hiểu cách bán của cửa hàng, hiểu mặt hàng.

Bàn giao đầy đủ thì đổi người không đau đầu. Làm thiếu thì cửa hàng ôm thêm vấn đề kéo dài nhiều tuần, mà lúc đó nhân viên mới đã quen việc rồi.

Xem thêm chia lợi nhuận cửa hàng gia đình và giữ tiền trong két. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.