Mở quán trà sữa cần chuẩn bị gì cho vận hành ổn định

Mở quán trà sữa thì dễ, nhưng vận hành ổn định thì khó. Một ly trà sữa ngon ở tháng đầu tiên rất dễ, giữ được chất lượng đó tới tháng thứ sáu mới là thật. Khác biệt nằm ở chỗ chuẩn bị trước và quy trình rõ ràng.

Phần khó nhất khi mở quán thường không phải pha chế, mà là nguyên liệu và giấy tờ. Nguyên liệu mua về nhiều quá thì hết vị, ít quá thì đứt hàng. Giấy tờ làm sau thì cửa hàng đã mở cửa mà chưa đủ điều kiện.

Làm giấy tờ trước khi tìm mặt bằng

Giấy đăng ký hộ kinh doanh mất khoảng năm ngày làm việc, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm thêm chừng một tuần. Nộp sớm thì không sao, chứ ký hợp đồng thuê mặt bằng xong mới bắt đầu làm thì chậm.

Hồ sơ cần ảnh mặt trước sau, bản sao giấy tờ cá nhân, bản sao giấy nhà đất hoặc hợp đồng thuê, và bản vẽ mặt bằng. Bản vẽ mặt bằng nhiều quán làm vội, đến lúc đoàn kiểm tra thì phải sửa lại từ đầu.

Nên liên hệ trước với cơ quan thuế và cơ quan y tế địa phương để biết đúng mẫu hồ sơ đang dùng. Mẫu cũ nộp bị trả lại mất thêm mất thời gian vài ngày.

Chọn mặt bằng rồi mới thiết kế bếp

Mặt bằng quán trà sữa thường cần khoảng mười lăm đến hai mươi mét vuông cho phần bếp và rửa. Chọn mặt bằng có khu vệ sinh riêng, có ống thoát nước, thì thiết kế bên trong nhanh hơn nhiều.

Phần bếp cần ba khu riêng: khu pha, khu rửa, khu để nguyên liệu. Ba khu này dính vào nhau là lây bệnh và mất vệ sinh. Tủ lạnh đặt gần khu pha nhưng không đứng ngay cạnh bàn pha, vì nhiệt và nước rò rỉ làm giảm tuổi thọ tủ.

Đếm số khách ngồi và số khách lấy đi cùng lúc để tính số bàn và số quầy. Quán bốn mươi chỗ ngồi mà chỉ có hai quầy thì giờ đông mọi khách phải xếp hàng đứng.

Mua nguyên liệu để thử số lượng

Quán mới chưa biết món nào bán chạy. Số liệu từ quán khác chỉ tham khảo được, vì khách mỗi vùng khác nhau. Cách an toàn là mua nguyên liệu theo lô nhỏ, chạy thử hai tuần rồi tăng lượng cho món bán chạy.

Trà tươi, sữa tươi, đường, trân châu là bốn nhóm cơ bản. Mỗi nhóm mua đủ dùng khoảng một tuần, tức trà tươi chừng năm ký, sữa chừng hai mươi lít.

Topping nên chia nhỏ: trân châu, thạch, dừa, pudding. Mỗi loại mua một lượng nhỏ, thấy loại nào hết nhanh thì tăng. Một số quán mua nhiều topping dễ bán, rồi cuối tháng mới thấy phần lớn nằm nguyên trong chậu.

Nấu trà tươi đúng cách

Trà tươi nấu xong dùng trong bốn tiếng, tốt nhất là trong hai tiếng đầu. Để qua đêm thì vị chát và màu xỉn, khách nhắc một câu là khách quen luôn nhớ.

Quán đông thì không nên nấu cả ca một lần. Chia ra nấu nhiều lần, mỗi lần một ấp nhỏ vừa dùng trong một tiếng. Cách này tốn công hơn một chút nhưng chất lượng giữ được cả ngày.

Nhiệt độ nước nấu trà cũng quan trọng. Nước sôi trăm độ làm trà chát, nên hạ xuống khoảng chín mươi độ rồi hãm. Người mới hay dùng nước sôi vì tiện tay, nhưng vị khác hẳn một ly bán trong quán chuẩn.

Quy trình pha chế viết ra giấy

Quy trình pha phải có trong tay người mới, không miêng tả miệng. Mỗi món có công thức riêng: bao nhiêu gram trà, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu đường, bao nhiêu đá.

Người mới vào làm được ba mươi phút nếu có giấy, còn nếu chỉ nhìn người khác pha thì mất cả buổi mà vẫn sai vị. Sai vị ly đầu tiên là mất khách luôn, vì khách nhớ vị ly đầu rất lâu.

Nên có hai người cùng pha một mẫu, so với ly chuẩn của chủ quán rồi chốt lại. Sau đó dán công thức ngay tại khu pha, tầm mắt khi đứng pha là thấy luôn.

Bảng giá rõ và dễ đọc

Bảng giá nên đặt ngay trên quầy, nhìn từ ngoài vào là đọc được. Nhiều quán để giá nhỏ ở góc tủ lạnh, khách phải nghiêng người mới thấy, dễ thành ra hỏi nhầm giá.

Nếu có nhiều cỡ, ghi rõ sự khác nhau: cỡ nhỏ ba mươi mililit, cỡ vừa bốn mươi, cỡ lớn năm mươi. Khách chọn cỡ dễ, bạn cũng dễ định lượng nguyên liệu.

Ngoài giá ly, phần thêm topping cũng nên ghi. Nhiều quán niêm yết giá ly nhưng topping tính phụ thu thêm từng đồng, khách thấy giá trên bảng rồi đến lúc tính tiền mới biết tổng cử hơn mức dự kiến.

Chuẩn bị vệ sinh an toàn thực phẩm

Khu vệ sinh không phải chuyện làm cho có. Đoàn kiểm tra thường xem cách bảo quản nguyên liệu, hồ sơ nhân viên và cách xử lý rác.

Nguyên liệu phải nằm kín bao bì, có nhãn ngày nhập và hạn dùng. Tủ lạnh chia ngăn, thịt và sốt không để cùng chỗ với trà và sữa. Rác phân loại, có thùng riêng cho rác ướt.

Người bán cần có giấy khám sức và được huấn luyện an toàn thực phẩm. Tập huấn này hầu hết tỉnh có tổ chức miễn phí, chỉ cần đăng ký trước hai tuần.

Tuyển và đào tạo nhân viên

Tiệm trà sữa nhỏ thường cần hai đến ba nhân viên: một người pha, một người thu ngân, và một người phục vụ. Ba người này có thể đổi ca cho nhau khi quán đông.

Đào tạo nhân viên mất khoảng một tuần. Tuần đầu chỉ học pha chế cơ bản, tuần sau mới học cách phục vụ khách và thu tiền. Không nên để nhân viên mới ra phục vụ khách ngay ngày đầu tiên.

Nên có một người quản lý trực tiếp, có thể là chủ quán hoặc nhân viên lâu năm. Người này chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng ly trà, đối soát tiền cuối ngày, và xử lý khiếu nại của khách.

Lương nhân viên nên tính theo giờ, khoảng hai mươi lăm nghìn đến ba mươi nghìn một giờ. Lương theo giờ giúp nhân viên đi làm đúng giờ, cũng giúp chủ quán dễ tính toán chi phí.

Mở cửa và vận hành ngày đầu tiên

Ngày đầu tiên mở cửa nên bán thử với số lượng giới hạn, khoảng năm mươi đến một trăm ly. Bán thử giúp nhân viên làm quen với quy trình, cũng giúp chủ quán biết món nào cần điều chỉnh.

Nên có chương trình khuyến mãi cho ngày đầu tiên, ví dụ mua một tặng một hoặc giảm hai mươi phần trăm. Khuyến mãi thu hút khách đến thử, cũng tạo không khí vui vẻ cho quán.

Sau ngày đầu tiên, tổng kết lại: món nào bán chạy, món nào không bán được, nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào cần đào tạo thêm. Tổng kết này giúp điều chỉnh cho những ngày tiếp theo.

Viết bài này dùng để xử lý gì

Bài này dành cho người đang tính mở quán trà sữa nhỏ, vốn dưới ba trăm triệu, địa điểm khoảng hai mươi mét vuông. Nguyên tắc lớn nhất: làm giấy tờ trước, mua nguyên liệu theo lô nhỏ, viết công thức ra giấy.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bố trí chỗ ngồi để khách ở lâu

Khách đi trà sữa thường thích chỗ ngồi có ánh sáng và wifi. Bố trí ghế quay về phía mặt tiền, một số bàn dài cho nhóm bạn, một số bàn nhỏ cho hai người.

Nên có khu vực riêng cho khách làm việc hoặc học bài, xa khu vực khách trò chuyện. Tách khu này giúp cả hai nhóm cùng hài lòng.

Ghế nên thoải mái nhưng không quá rộng, thấp lưng một chút để khách dễ thấy biển bảng. Vào mùa hè, nên có máy lạnh và quạt, khách chịu nóng sẽ đi nhanh.

Quảng cáo và thu hút khách ban đầu

Quán mới mở nên có chương trình khuyến mãi trong tuần đầu, thường là mua hai tặng một hoặc giảm năm mươi phần trăm. Khuyến mãi kéo khách đến thử, và khách thử rồi sẽ quay lại.

Quảng cáo trên mạng xã hội với hình ảnh ly trà sữa hấp dẫn, kèm theo giá và địa chỉ. Hình ảnh nên chụp trong quán, có ánh sáng tự nhiên, không dùng ảnh trên mạng.

Hợp tác với tòa nhà văn phòng hoặc trường học gần đó, tặng thử cho học sinh hoặc nhân viên. Số lượng ly thử chỉ khoảng một trăm ly, nhưng thường kéo được rất nhiều khách quay lại.

Đối soát tiền và nguyên liệu cuối ngày

Cuối ngày đối chiếu tiền thu được với số ly đã bán. Mỗi ly có giá riêng, mỗi topping có giá riêng, tổng phải bằng tiền thu.

Đếm tồn kho nguyên liệu: trà, sữa, đường, topping. So với số đã bán, phần chênh lệch phải bằng với lượng tiêu thụ, nếu không phải tìm ra nguyên nhân.

Ghi vào sổ theo ngày, kèm theo số ly bán được và số tiền thu được. Sổ này giúp xem ngày nào bán chạy, ngày nào cần khuyến mãi, không phải nhớ lại từ trí.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.