Quản lý bao bì vỏ chai đổi trả cho khỏi hao hụt

Vỏ chai, vỏ hộp, thùng nhựa là loại bao bì mà cửa hàng nhận về nhiều nhất. Mỗi thùng nước khoáng một vỏ nhựa, vài tháng là vài trăm vỏ. Nhưng ít cửa hàng đếm vỏ đúng cách.

Đếm vỏ là việc nghe dễ nhưng rất dễ lệch. Vỏ không có nhãn, không có mã, lại xếp chung nhiều chỗ. Đếm buổi sáng nhiều, đếm buổi chiều ít thì không ai biết chênh ở đâu.

Nhà sản xuất cũng quay vòng trả vỏ chai, có khi phải trả tiền nếu giao thiếu. Thiếu vỏ và nhận vỏ sai loại đều dẫn tới việc bị trừ tiền mà không biết lý do.

Ghi rõ khi nhận vỏ từ khách

Mỗi lần khách trả vỏ phải có một dòng ghi. Ngày trả, số lượng, loại vỏ, khách trả cho ai. Bốn thông tin đó là đủ để tra khi có chênh lệch.

Không ghi thì mỗi lần khách trả đều là một lần phải tin. Cửa hàng không có cách nào chứng minh đã nhận bao nhiêu, nên chủ nhà sản xuất có quyền bảo nhận thiếu.

Nhất là khi khách trả vỏ đột xuất, không phải đúng ngày quy định. Ví dụ cuối tuần khách đem cả kho vỏ sang, số lượng lớn. Không ghi lại thì số tồn vỏ về bị lệch.

Cách nhanh nhất là một sổ riêng, mỗi ngày một dòng, ghi tổng số vỏ nhận. Chi tiết loại vỏ thì ghi khi có loại mới xuất hiện.

Đếm vỏ theo quy cách cố định

Đếm theo mẻ, không đếm lẻ. Một mẻ là một lần xếp vỏ thành hình thống nhất, ví dụ mười vỏ một hàng, xếp ba hàng. Đếm xong ba mươi vỏ thì ghi ba mẻ, không ghi ba mươi vỏ lẻ.

Đếm mẻ nhanh gấp ba, và nhân viên nào đếm cũng ra cùng kết quả. Nếu đếm lẻ thì có người đếm hơi, có người đếm thiếu, mỗi lần một số.

Chọn một mẻ vừa tay người lấy được, không quá lớn. Mẻ mười lăm vỏ thì đi một lúc bốn mẻ, xong chỉ trong hai phút.

Vỏ đếm xong phải xếp lại đúng chỗ, không bỏ chỗ này sang chỗ khác. Vỏ vương vãi chỗ này sang chỗ kia thì đếm lần sau không biết mình đang đếm cái gì.

Riêng từng loại vỏ, không trộn

Trộn vỏ các loại vào một đống là nguyên nhân chênh lệch phổ biến nhất. Chai nước suối tròn và chai nước có ga dáng vuông, đếm chung rồi chia đôi thì không ai biết loại nào.

Mỗi loại một chỗ, một ký hiệu. Vỏ chai tròn một chỗ, vỏ hộp giấy một chỗ, vỏ nhựa một chỗ. Chỗ nào đầy thì bỏ bao tải riêng, dán nhãn ghi số lượng và ngày đóng bao.

Khi bao tải đầy thì ghi lại ngày và số lượng đã đóng, rồi chuyển sang chỗ khác. Không có nhãn thì sau một tuần không ai dám mở xem.

Riêng vỏ thuỷ tinh hoặc vỏ rượu thì bắt buộc phải tách loại. Loại này giá trị cao, mất một vỏ mới có một vỏ.

Tiêu chuẩn vỏ còn dùng được

Phải có tiêu chuẩn vô hiệu bằng chữ, ví dụ vỏ nứt, méo quá một phần tư, nắp không còn, vỏ dính bẩn không rửa được. Không có tiêu chuẩn thì mỗi người một ý, cửa hàng bị trừ tiền oan.

Vỏ vô hiệu phải niêm phong riêng, không bỏ chung với vỏ còn dùng được. Đây là chỗ hay mất tiền nhất: vỏ vô hiệu lẫn vào vỏ tốt thì không phát hiện được, và khi trả nhà sản xuất thì bị trừ.

Nếu vỏ thuỷ tinh bị vỡ trong kho thì phải chụp ảnh lại và báo ngay, vì nhà sản xuất thường quy định mức hao hụt cho phép.

Tiền cọc cần ghi rõ khi nào trừ

Nếu cửa hàng nhận cọc khi bán thì phải ghi cọc vào hóa đơn, số tiền bao nhiêu, trả lại khi nào. Không ghi thì cuối ngày quên mất, khách quên, tiền mất oan.

Cách rõ nhất là ghi riêng một dòng trên hóa đơn: tiền cọc đã nhận, và ghi ở mặt sau hóa đơn là sẽ hoàn khi trả đủ vỏ. Khi trả vỏ thì ghi thẳng vào chỗ đó.

Mức cọc đặt theo chi phí mua vỏ thay thế, không theo cảm tính. Một vỏ nhựa mua sỉ khoảng hai nghìn, một vỏ thuỷ tinh khoảng tám nghìn, một thùng carton khoảng mười lăm nghìn.

Đặt cọc thấp hơn chi phí thay thế thì khách không bù, lỗi vẫn do cửa hàng. Đặt quá cao thì khách không mua, mà rủi ro lại phải tự gánh.

Nhắc quay vòng vỏ cho đúng hạn

Nhà sản xuất thường quy định hạn trả vỏ, ví dụ trong vòng sáu mươi ngày kể từ ngày nhập hàng. Trễ hạn thì phạt, hoặc bị trừ tiền theo tỷ lệ.

Cách nhắc đơn giản nhất là ghi ngày dự kiến thu hồi vỏ ngay khi nhập hàng, đặt lịch trước bảy ngày. Có lịch thì không bao giờ trễ.

Nếu khách mua nhiều, nhắc trước bằng tin nhắn hoặc điện thoại. Cửa hàng bán lẻ thường ghi số điện thoại khách quen, hỏi trước ngày hết hạn thì tỷ lệ trả đúng hạn cao hơn nhiều.

Nếu khách không trả vỏ và không muốn bù tiền thì chuyển sang trừ vào tiền cọc. Khuyến mãi lần sau là cách dễ chịu hơn là đòi tiền mặt.

Kiểm tra định kỳ số vỏ

Một lần mỗi tháng, đếm toàn bộ vỏ đang có, đối chiếu với sổ. Việc này mất khoảng hai mươi phút nếu vỏ đã được xếp theo loại từ đầu.

Sai thì dễ thấy nguyên nhân. Sai một khoảng nhỏ thường do quy đổi mẻ, sai nhiều thì kiểm lại xem có bao tải nào chưa ghi nhãn.

Nên ghi kết quả kiểm vào sổ ngay, kèm chữ ký của người kiểm. Không có dấu vết thì lần sau không biết đã kiểm chưa.

Có cửa hàng kiểm vỏ luôn cùng ngày kiểm tồn hàng, gộp một lần làm hai việc, đỡ phải dọn kho hai lần.

Xử lý vỏ dồn ứ quá nhiều

Vỏ nhiều hơn chỗ chứa thì phải xử lý, không để chất đống. Cách nhanh nhất là bán hoặc tặng cho người thu mua phế liệu, vỏ nhựa thường được mua với giá một đến ba nghìn một cái.

Nếu số lượng quá lớn, thuê một chuyến xe tải nhỏ chở đi cũng rẻ hơn việc cửa hàng phải xếp chỗ.

Cách tốt hơn lâu dài là chốt số lượng vỏ tối đa với nhà sản xuất, vỏ quá số đó thì họ lấy đi trong chuyến giao hàng kế tiếp.

Hướng dẫn khách trả vỏ dễ hiểu

Khách không trả vỏ đôi khi vì không biết phải trả ở đâu, trả thế nào, khoản tiền nào. Nên có một tờ hướng dẫn đơn giản đặt ở quầy.

Hướng dẫn ghi ba điều: ngày trả, cách đóng gói, và tiền nhận lại. Không cần hơn ba điều, khách đọc nhiều hơn sẽ không đọc.

Nếu cửa hàng có bao giao hàng cũng nhận vỏ, thì phải ghi rõ là bao giao hàng chỉ nhận vỏ cùng loại đã giao. Không có điều kiện thì vỏ từ đâu đổ sang cửa hàng đó.

Khi khách hỏi về vỏ, trả lời bằng đúng cách cửa hàng mình quy định. Mỗi người một kiểu giải thích thì không ai nhớ nổi quy tắc của cửa hàng mình.

Có nhiều khách quen, có thể gọi riêng bằng điện thoại nhắc nhẹ nhàng tắt tiếng. Khách quen không vui thì cửa hàng sẽ khó bán hàng lần sau.

Cách nhận vỏ trả lại đúng quy định

Vỏ thuỷ tinh khi trả lại cần kiểm kỹ. Vỏ nứt, vỡ, mất nắp thì nhà sản xuất không nhận, cửa hàng giữ lại cũng không dùng được.

Cách kiểm nhanh là lắc nhẹ từng vỏ. Nghe tiếng lạ thì bỏ riêng, vỏ nguyên thì xếp vào bao. Không có bước này thì vỏ hỏng lẫn vào vỏ tốt, lúc trả cả bao đều bị trừ.

Khi vỏ bị hỏng trong kho, ghi vào sổ ngay với lý do cụ thể. Ảnh chụp lúc vỡ cũng nên giữ, vì khi đối soát rốt cuộc vẫn có người hỏi vì sao thiếu.

Khi nào nên trả vỏ cho nhà cung cấp

Vỏ tích tụ quá nhiều thì phải cân nhắc trả cho nhà cung cấp hoặc chuyển đi. Vỏ chiếm chỗ kho thì còn tốn hơn tiền mua vỏ mới.

Làm lịch trả vỏ với nhà cung cấp, ghi ngày dự kiến, số lượng, loại vỏ. Lịch này phải có chữ ký hai bên thì sau này mới đối chiếu được.

Nếu cửa hàng nhận thiếu vỏ từ nhà cung cấp nhiều lần thì phải nói thẳng. Ghi vào sổ và giữ hóa đơn, đến kỳ sau đối chiếu. Nhiều cửa hàng nhỏ bỏ qua bước này nên bị trừ tiền mà không biết.

Khi vỏ chai đủ điều kiện trả lại

Vỏ trả lại mà không bị nhà sản xuất chấp nhận thì cửa hàng mất tiền. Nguyên nhân hay gặp là vỏ không đúng loại, hoặc vỏ đã qua sử dụng.

Vỏ đúng loại là loại cửa hàng đã mua. Vỏ cùng hình dạng nhưng khác nhãn hiệu thì nhà sản xuất không nhận, dù nhìn rất giống.

Vỏ đã qua sử dụng nghĩa là vỏ bị tháo ra từ hộp đã mở. Vỏ nguyên chưa mở thì nhà sản xuất thường chấp nhận, vỏ đã mở thì không.

Ngoài ra vỏ còn dính nước, vỏ bị nứt, vỏ mất tem thì cũng bị từ chối. Nên ngay từ đầu cửa hàng đã phải quy định rõ.

Nếu không chắc, cửa hàng nên chụp ảnh vỏ trước khi trả và lấy biên nhận từ nhà sản xuất. Có biên nhận thì còn đường khiếu nại.

Vỏ chai và chuyến giao hàng

Nhiều cửa hàng giao hàng cho khách sỉ thì lấy vỏ về luôn. Nhưng không phải vỏ nào cũng nên lấy, vỏ không đúng loại thì chỉ tốn chỗ.

Chỉ lấy vỏ khi khách mua đủ số lượng quy định, và vỏ còn nguyên. Vỏ đã tháo ra thì để khách giữ hoặc bỏ đi.

Cách khác là thu tiền cọc ngay khi giao hàng, rồi hoàn khi vỏ trả đủ. Cách này cửa hàng không phải ôm vỏ, đỡ chỗ và đỡ công đếm.

Nếu khách sỉ mua nhiều mà thu tiền cọc theo số vỏ dự tính thì con số phải rõ. Khách mua mười thùng nước thì cọc mười vỏ, không phải mười thùng.

Cách này hợp với cửa hàng bán sỉ cho quán ăn, quán cà phê. Cửa hàng bán lẻ thì thường không cọc vỏ.

Khi quy mô lớn dần

Khi cửa hàng bán nhiều loại nước đóng chai, vỏ nhiều nhanh. Khi đó sổ tay không còn đủ, cần một bảng theo dõi riêng.

Bảng theo dõi có bốn cột: loại vỏ, số đang có, số nợ, số đã trả. Ngày nào cũng cập nhật nhanh, số dư luôn rõ.

Số nợ là số vỏ còn phải trả cho nhà sản xuất. Nếu số nợ không giảm dần theo thời gian thì cửa hàng đang ôm nợ vỏ.

Cứ mỗi tháng cộng tổng số nợ, đó là số tiền vỏ đang bị khóa trong kho. Số đó giúp chủ cửa hàng nhìn thấy hàng vốn đang nằm im.

Xem thêm chia kho theo nhóm hàng nếu kho của bạn chưa có chỗ riêng cho vỏ bị. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.