Chia kho theo nhóm hàng để nhớ lâu không nhầm lẫn

Chia kho theo nhóm nghe ra đơn giản, nhưng nhiều cửa hàng làm nửa vời. Hàng về thì bỏ chung một chỗ, rồi ai rảnh thì xếp lại. Sau ba tháng kho trông như một đống, không ai dám bảo còn bao nhiêu.

Vấn đề không phải chỗ kho không đủ. Vấn đề là người tìm không biết bắt đầu từ đâu. Tìm trong đống đồ mất năm phút, còn đi hỏi nhân viên khác thì mất cả buổi nếu người đó đang bận.

Kho chia nhóm đúng cách thì người mới vào tìm được hàng trong một phút, người cũ mất mười giây. Công sức bỏ ra ban đầu chỉ mất một buổi.

Bắt đầu từ cách hàng thật sự được lấy

Đừng ngồi vẽ sơ đồ kho rồi mới đi tìm hàng. Hãy quan sát một tuần, xem nhân viên hay lấy nhóm nào, thường vào lúc nào. Nhóm được lấy nhiều nhất chính là nhóm nên gần cửa và xếp thấp nhất.

Nhóm ít lấy nhưng nặng thì xếp cao, để gần chỗ chỗ, không tốn sức nâng. Nhóm nặng mà lấy ít thì xếp cũng không sao, miễn là không chặn lối đi.

Số nhóm nên dừng ở mức một người nhớ nổi trong buổi sáng. Quá mười nhóm thì nhân viên cũng phải tra danh sách mới tìm được, vậy mất tác dụng của việc chia.

Với cửa hàng nhỏ bán lẻ, sáu nhóm là con số hợp lý: thực phẩm khô, nước uống, đồ gia dụng, đồ nhà bếp, mỹ phẩm, hàng ngày dùng.

Ký hiệu khu cho thật ngắn

Một khu chỉ cần một ký hiệu để gọi. Với sáu khu thì A, B, C, D, E, F là đủ. Chữ và số phải phân biệt rõ qua tay ghi, không dùng O và 0.

Ký hiệu phải gắn với một nghĩa cố định và không đổi. Khu B mà là bột giặt thì đời này là bột giặt, mười năm sau vẫn là bột giặt. Đổi ký hiệu thì phải dán lại hết nhãn.

Nhãn khu nên in thêm chữ đầy đủ bên dưới ký hiệu. Người mới đọc ký hiệu thì biết là khu B, người quen thì chỉ cần nhìn chữ cái là đủ.

Treo nhãn ở đầu khu, ngang tầm mắt, khoảng một mét sáu. Dán thấp sát sàn thì người lớn phải cúi xuống, không ai nhìn.

Xếp theo quy tắc bên trong từng khu

Trong một khu vẫn cần quy tắc, không thì tự nhiên lộn xộn trở lại. Quy tắc đơn giản nhất là xếp theo mã hàng tăng dần. Cách này không cần nhớ gì, cứ đi từ đầu khu là gặp.

Quy tắc thứ hai là xếp theo tần suất bán: nhóm bán nhiều để gần bên trong khu, nhóm bán ít để phía ngoài. Cách này nhanh hơn cho người lấy hàng.

Quy tắc thứ ba là xếp theo hạn dùng cho hàng có date, nhóm gần hết hạn để trước. Cách này bắt buộc với thực phẩm, còn ngành khác không cần.

Mỗi khu chỉ áp dụng một quy tắc, không trộn. Trộn quy tắc lẫn nhau thì không ai hưởng, chỉ thêm phức tạp.

Khoảng nhận riêng cho hàng mới về

Hàng nhập về không xếp thẳng vào khu vì nhân viên nhập không phân loại ngay được. Chừng một mét rộng hai mét sâu, đặt sát cửa kho, gọi là khu nhận.

Hàng dồn vào khu nhận rồi phân theo khu đích trong ngày hôm sau. Quy tắc này nên ghi thành văn: khu nhận phải trống trước giờ mở cửa ngày hôm sau.

Nếu khu nhận lúc nào cũng đầy, nghĩa là công tác phân loại đang dồn ứ. Khi đó phải xem lại xem có phải do nhân viên thiếu thời gian phân loại không.

Không xếp hàng nhận vào tạm chỗ trống nào đó không có quy định. Chỗ trống đó sẽ không bao giờ trống lần thứ hai.

Kiểm kê theo khu chứ không theo tổng thể

Khi kiểm tra tồn kho, đừng đếm tổng số mã rồi so với sổ. Đếm từng khu một, ghi số lệch ra ngay. Cách này nhanh hơn nhiều lần vì biết ngay khu nào lệch.

Mỗi khu một cột trong bảng kiểm kê, gồm tồn trên sổ, tồn thực tế, chênh lệch. Có bảng như vậy thì việc kiểm hàng cả kho trong vòng một buổi sáng là nếu được.

Cũng nên đánh dấu những khu hay lệch. Có khu nào đó lệch liên tục ba lần thì nguyên nhân thường là cách xếp chứ không phải người ăn tay thiếu.

Kiểm kê thường xuyên hơn lúc cần kỷ niệm. Kho chia nhóm rồi thì kiểm một khu mất mười phút, làm mỗi tuần một lần rất khỏe.

Giữ khu khô và sạch

Kho ẩm thì nấm mốc, hàng bán ra mất thiện cảm. Ký hiệu bằng giấy dính trên kệ sắt lâu ngày dính dày bụi, đọc khó.

Quét dọn khu một lần mỗi tuần là đủ. Lau kệ, quét sàn, xem có món nào đặt sai chỗ thì đưa về đúng khu trong lúc đó.

Kệ hỏng thì sửa luôn khi phát hiện. Kệ bật khi đang lấy hàng tạo hỗn độn cả khu, sửa tốn kém hơn dọn nhiều lần.

Khi nhân viên mới vào kho

Học kho bằng cách đi cùng người cũ thực tế hơn học trên giấy. Ngày đầu chỉ cần làm một khu, hai khu là tối đa.

Sau một tuần thêm một khu, sau ba tuần thì hầu hết người mới đã nắm được toàn bộ kho và mười khu nhỏ hơn. Người mới cần người cũ đi kèm khoảng mười lần lấy hàng, nhưng không người nào đi kèm nhiều hơn thế.

Nếu một người bị hỏng về kho nhiều lần, cần xem lại cách ký hiệu chứ không phải cứ nhắc hoài. Nếu cách ký hiệu rõ thì bảy trên mười người tự nhớ.

Khi một món hàng thuộc nhiều nhóm

Có món hàng không rõ thuộc nhóm nào. Ví dụ nước rửa chén dạng bột, vừa là đồ nhà bếp vừa là đồ tẩy rửa. Đặt vào nhóm nào cũng hợp lý, nhưng phải chọn một và giữ nguyên.

Cách chọn là xem khách tìm theo cách nào. Khách vào hỏi đồ nhà bếp thì đặt vào nhóm nhà bếp. Khách hỏi đồ tẩy rửa thì đặt vào nhóm tẩy rửa. Không đặt cả hai.

Nếu cả hai đều có khách hỏi thì đặt vào nhóm nào bán nhiều hơn, và ghi chú trong phần mềm là món này cũng thuộc nhóm kia. Nhân viên tra theo tên hàng vẫn tìm ra.

Không nên tạo nhóm chứa một món. Nhóm một món thì mã nhóm vô nghĩa, và khi món đó hết bán thì nhóm cũng biến mất.

Chia khu theo mùa

Có nhóm hàng chỉ bán được vào mùa nào đó. Ví dụ đồ giải khát bán nhiều mùa hè, đồ ấm bán nhiều mùa lạnh. Nhóm này không cần chiếm chỗ quanh năm.

Cách xử lý là gom nhóm mùa vào một khu riêng, và chỉ mở khu đó khi vào mùa. Khu mùa đóng kín thì không ai lấy nhầm, cũng không tốn công dọn.

Khi đổi mùa, dọn khu cũ ra, lấy khu mới vào. Việc này mất khoảng một buổi, nhưng giữ được chỗ cho hàng đang bán.

Nếu cửa hàng có phần mềm thì không cần dọn vật lý, chỉ cần đổi trạng thái nhóm. Nhưng với sổ tay thì vẫn phải dọn, vì sổ không gấp được.

Khi nhân viên thay đổi ca

Người ca sáng và ca chiều không phải cùng một người. Nếu chia khu theo ý người ca sáng thì người ca chiều sẽ không quen.

Cách giữ nhất quán là viết quy tắc chia khu ra giấy, dán ở cửa kho. Người mới vào đọc là biết, không cần hỏi.

Khi có thay đổi khu, phải báo cho tất cả người trong ca. Thay đổi mà không báo thì người ca sau tìm theo kiểu cũ, mất thời gian.

Nên có một người phụ trách kho, dù chỉ là nửa ca. Người đó giữ chìa khóa, giữ sổ, và biết khu nào đang thay đổi.

Khi cửa hàng bán hàng theo trọng lượng

Cửa hàng bán gạo, hạt, bột nhiều lưới nhưng cân cả ba. Nếu chia khu theo cách đếm cái thì không khớp, vì hàng cân không có đơn vị chuẩn.

Cách xử lý là đặt nhóm riêng cho hàng cân, không gộp vào khu nhóm đếm. Nhóm riêng có thêm cây cần tụ cảng cửa hàng đều cung cấp, và nơi cân gần khu nhận.

Nếu khu hàng cân cùng một nhóm hàng đếm cái thì nhân viên dễ nhầm đơn vị. Hàng cân bán theo gram, hàng đếm bán theo cái, số liệu vào hai cột khác nhau.

Kho nhận hàng cân lúc giao lại đếm bằng cần, không cần đếm bằng mắt. Cách đếm bằng cần tỉ lệ cũng rất tốt, chỉ cần sai lệch rất ít.

Khi kho và quầy chung một chỗ

Cửa hàng nhỏ thường không có kho riêng, hàng để sau kệ bán. Có người gọi là có quầy có kho cùng chỗ.

Chia khu theo nhóm vẫn hiệu quả, nhưng chia bằng ký hiệu trên kệ thay cho ký hiệu trên tường. Ký hiệu kệ phải ở tầm mắt, không dán dưới sàn.

Quy tắc chia kho khi quầy chung với kho có thêm một điều: hàng trên quầy là hàng trưng, hàng sau kệ là hàng xuất. Hai cái không lẫn vào nhau, vì khi nào cũng phải phân biệt được số trưng và số xuất.

Khi đếm hàng phải đếm cả hai nơi: quầy và sau kệ. Đếm quên quầy thì số tồn sẽ luôn cao hơn thực tế vì một phần đang nằm ở chỗ trưng bày.

Cửa hàng kiểu này nên giới hạn số món trưng bày. Trưng nhiều thì quầy đầy, sau kệ đầy, và không còn chỗ xuất.

Khi lượng hàng tăng gấp đôi

Cửa hàng đang yên ổn mười ký nhóm gì đó, sau một thời gian mở rộng lên hai mươi nhóm. Xếp gọn thì vẫn chạy được, nhưng khu chia lại từ đầu.

Cách làm chắc nhất là đóng một ngày bán, thức một buổi dồn chuyển. Dồn hết hàng qua một bên, lập khu mới, rồi quay lại từng nhóm.

Nếu không thể đóng bán thì chia thành ba đợt: đợt dọn nhóm xa nhất, đợt đổi khu, đợt dọn nhóm gần nhất. Mỗi đợt cách nhau ba ngày.

Khi đổi khu trong lúc bán, phải có người chỉ dẫn khách. Nói rằng khu thay đổi do bán hàng phát triển, xin mời vào phối hợp.

Cách này nghe lạ nhưng rất hiệu quả, vì khách thấy kho được quản lý tử tế.

Xem thêm sắp xếp kho nhỏ nếu kho của bạn còn thiếu kệ và lối đi. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.