Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ kế toán cho shop

Quán bán được là tới lúc sổ sách rối. Tiền vào tiền ra lẫn lộn, cuối tháng không biết lời bao nhiêu, tới kỳ thuế thì lo không biết khai gì. Lúc này nhiều người nghĩ tới thuê kế toán, nhưng thuê thì tốn tiền mỗi tháng, không thuê thì sợ sai bị phạt. Bài này so hai cách để biết shop mình hợp cách nào.

Nói trước: thuế khoán và kê khai khác nhau xa, đã có bài thuế khoán và thuế kê khai hộ kinh doanh nên chọn. Đang đóng khoán mà sổ đơn giản thì tự làm được. Đã sang kê khai, hóa đơn nhiều thì nên tính thuê.

Tự làm tốn thời gian, thuê tốn tiền mặt

Tự làm kế toán không tốn đồng nào tiền thuê, nhưng tốn thời gian mỗi ngày. Ghi thu chi, giữ hóa đơn, cuối tháng cộng sổ, tới kỳ làm tờ khai. Quán nhỏ làm gọn thì mỗi tối mất nửa tiếng, tháng mất chục tiếng. Mười tiếng đó nếu dùng để bán thêm thì ra được bao nhiêu, đó là giá thật của tự làm.

Thuê dịch vụ thì tốn tiền mặt mỗi tháng, vài trăm nghìn tới một hai triệu với hộ nhỏ. Đổi lại mình khỏi đụng vào sổ thuế, chỉ việc đưa chứng từ. Tiền này tính vào chi phí cố định hằng tháng như tiền thuê mặt bằng, tiền mạng.

So hai số: tiền thuê kế toán một tháng so với tiền lời mình kiếm được trong mười tiếng tự làm sổ. Tự làm ra lời hơn tiền thuê thì tự làm. Ngược lại, ngồi ghi sổ mà quán vắng khách vì không ai trông thì thuê rẻ hơn.

Tiền nhà tiền quán lẫn vào nhau là chỗ tự làm hay sai nhất. Cách tách hai khoản này có trong bài tách tiền nhà và tiền của cửa hàng. Tách được thì sổ tự làm đã gọn một nửa.

Việc thuế ai làm chắc hơn

Thuế khoán thì việc thuế nhẹ: đóng tiền theo mức ấn định, không cần hóa đơn đầu ra từng đơn. Tự làm được thoải mái, chỉ cần ghi thu chi để biết lời lỗ. Thuê kế toán lúc này hơi phí vì việc thuế chẳng có gì.

Sang kê khai thì việc nặng hẳn: ghi sổ từng khoản, lưu hóa đơn đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra, nộp tờ khai đúng hạn. Sai hạn là phạt chậm nộp, sai số là phạt kê khai. Tự làm được nhưng phải học luật, phải nhớ lịch, phải cẩn thận từng con số.

Kế toán dịch vụ làm thuế quen tay, biết hạn nào nộp gì, biết hóa đơn nào hợp lệ. Thuê họ thì yên tâm khoản đúng hạn đúng mẫu. Nhưng họ làm từ chứng từ mình đưa, mình đưa thiếu đưa sai thì tờ khai cũng sai theo, lúc bị phạt vẫn là mình chịu.

Điểm mấu chốt: luật đổi liên tục, mức phạt tăng dần. Tự làm thì phải tự cập nhật, thuê thì người ta cập nhật giùm. Ai không có thời gian đọc luật thì đây là lý do đáng tiền nhất để thuê.

Sổ sách nội bộ vẫn phải tự ghi

Nhiều người tưởng thuê kế toán là khỏi ghi gì nữa. Sai. Kế toán dịch vụ làm sổ thuế và tờ khai, còn sổ nội bộ ai nợ ai, hàng nào bán chạy, món nào lời cao thì họ không làm. Những số này chỉ mình ghi được vì chỉ mình ở quán mỗi ngày.

Tự làm toàn bộ thì hai loại sổ gộp một, ghi một lần dùng hai việc. Thuê ngoài thì tách ra: mình ghi thu chi hằng ngày, họ lấy số đó làm sổ thuế. Việc ghi hằng ngày không mất đi dù thuê hay không.

Ai dùng phần mềm bán hàng thì khỏe: doanh thu, tồn kho, công nợ có sẵn, cuối tháng xuất ra đưa kế toán. Chưa dùng thì xem bài ghi sổ tay và dùng phần mềm quản lý bán hàng để biết khi nào nên đổi.

Giữ hóa đơn là việc của mình trong cả hai cách. Mua hàng lấy hóa đơn, bán hàng xuất hóa đơn, kẹp theo ngày. Tới cuối tháng gom một tập đưa kế toán. Không giữ thì họ không có gì làm mà tiền thuê vẫn trả.

Sai sót bên nào chịu

Tự làm sai thì mình chịu hết, không đổ được cho ai. Sai tờ khai thì nộp phạt, sai sổ thì lỗ mà không biết. Được cái sai nhỏ tự sửa nhanh, không phải chờ ai, không mất thêm phí.

Thuê dịch vụ mà sai thì trách nhiệm chia hai. Hợp đồng thường ghi bên dịch vụ chịu phạt do lỗi của họ, nhưng tiền phạt cơ quan thuế vẫn ghi tên mình trước, đòi lại sau. Kiện tụng đòi tiền phạt mất thời gian, đa số shop nhỏ bỏ qua cho xong.

Sai phổ biến nhất không phải sai số mà là trễ hạn. Quên đưa chứng từ cho kế toán, kế toán không có số liệu nộp, trễ hạn cả hai cùng thiệt. Thuê rồi mà tháng nào cũng đưa giấy tờ trễ thì thuê cũng như không.

Cách phòng trễ: hẹn ngày cố định mỗi tháng gom chứng từ, ví dụ mùng năm. Tới ngày là gom, không để dồn. Viết vào lịch điện thoại nhắc hằng tháng. Việc này mất mười phút mà cứu được tiền phạt triệu bạc.

Bảng so nhanh một nhìn

Tiền mặt: tự làm không tốn, thuê tốn vài trăm tới vài triệu mỗi tháng.

Thời gian: tự làm mất nửa tiếng mỗi tối, thuê chỉ mất buổi gom chứng từ mỗi tháng.

Thuế khoán: tự làm đủ, thuê hơi phí.

Thuế kê khai: tự làm được nhưng phải học luật, thuê yên tâm hơn.

Sổ nội bộ: cả hai cách đều phải tự ghi.

Sai sót: tự làm tự chịu, thuê thì đòi được một phần nhưng mất công.

Shop nào tự làm, shop nào nên thuê

Tự làm nếu: đang đóng thuế khoán, đơn ít hóa đơn ít, có nửa tiếng rảnh mỗi tối, tách được tiền nhà tiền quán, nhớ được lịch nộp thuế.

Nên thuê nếu: đã sang kê khai, hóa đơn đầu vào đầu ra nhiều, không có thời gian ghi sổ, từng bị phạt vì trễ hạn sai số, doanh thu lớn sai một ly đi tiền triệu.

Còn lửng lơ thì thuê thử ba tháng. Ba tháng đủ biết họ làm có gọn không, mình có khỏe hơn không, tiền thuê có đáng không. Hợp thì ký dài, không hợp thì lấy sổ về tự làm tiếp. Đừng ký năm đầu vì giá rẻ, bị giam hợp đồng.

Dù thuê hay tự làm cũng phải biết đọc sổ của mình. Lời bao nhiêu, nợ bao nhiêu, hàng tồn bao nhiêu, ba số này phải nói được miệng. Không nói được thì thuê kế toán giỏi mấy quán vẫn loạn.

Ví dụ quán cơm hai vợ chồng

Quán cơm bình dân hai vợ chồng bán, ngày trăm suất, đang đóng thuế khoán. Tối về vợ ghi thu chi nửa tiếng, tháng mất chục tiếng. Hóa đơn đầu vào ít vì mua rau thịt ngoài chợ không có hóa đơn. Việc thuế nhẹ, tự làm đủ, thuê kế toán triệu bạc mỗi tháng là phí.

Một năm sau quán đông, mở thêm điểm bán, doanh thu vượt ngưỡng khoán nên chuyển sang kê khai. Giờ phải lấy hóa đơn đầu vào, xuất hóa đơn cho khách công ty đặt cơm, nộp tờ khai hằng quý. Vợ vừa đứng quán vừa ghi sổ không xuể, trễ hạn một lần bị phạt. Lúc này thuê dịch vụ một triệu một tháng, vợ quay lại đứng quán bán thêm, tiền lời thêm bù phí thuê dư sức.

Điểm chuyển không phải lúc nào cũng rõ. Dấu hiệu là hóa đơn nhiều lên, tờ khai làm sai hai lần liên tiếp, tối nào cũng ghi sổ tới khuya mà vẫn rối. Thấy hai trong ba dấu hiệu này thì thuê, đừng đợi tới lúc bị phạt mới thuê vì tiền phạt bằng mấy tháng phí thuê.

Thuê rồi vẫn giữ thói quen ghi hằng ngày. Sáng nhập hàng ghi, tối chốt đơn ghi, cuối tuần đối chiếu một lần. Kế toán dịch vụ nhận số liệu sạch thì làm nhanh làm đúng, nhận số liệu rối thì họ cũng bó tay. Người ở quán quyết định một nửa chất lượng sổ, không phải người làm thuê.

Không phải dịch vụ nào cũng giống nhau. Hỏi ba câu trước khi ký: một tháng làm những gì, gồm kê khai thuế chưa; chứng từ đưa trễ thì sao, ai chịu phạt; nghỉ hợp đồng thì bàn giao sổ trong bao lâu. Trả lời ấp úng thì bỏ qua.

Giá rẻ bất thường thì coi chừng. Phí vài trăm mà hứa làm hết mọi thứ thường là gom nhiều shop làm ẩu, tới lúc bị phạt mới biết. Giá thị trường hộ nhỏ tầm một triệu quanh đó, rẻ hơn nhiều thì hỏi kỹ họ làm những gì.

Ưu tiên người làm cho nhiều quán cùng ngành. Kế toán quen quán ăn biết hóa đơn thực phẩm, quen shop quần áo biết hàng tồn size số. Đỡ phải dạy lại từ đầu, sai sót cũng ít hơn.

Hợp đồng ghi rõ ai chịu phạt khi sai do bên nào. Không ghi thì lúc phạt cãi nhau, đa số chủ quán thua vì không có giấy. Một dòng trong hợp đồng đáng giá hơn ngàn lời hứa miệng.

Tự làm thì học ở đâu cho đủ

Tự làm không có nghĩa làm mò. Học ba thứ là đủ xài: cách ghi thu chi hằng ngày, cách lưu hóa đơn hợp lệ, lịch nộp thuế của loại hình mình. Ba thứ này cán bộ thuế phường xã hướng dẫn miễn phí, hỏi thẳng không mất gì.

Lên mạng học thì chọn nguồn chính thống, trang thuế điện tử, hội nhóm hộ kinh doanh có kiểm chứng. Đừng học theo mẹo lách thuế trên mạng, lách được năm nay sang năm bị truy thu cả gốc lẫn phạt.

Ghi sổ bằng vở hay điện thoại đều được, miễn đều tay mỗi ngày. Dồn một tuần ghi một lần là sai số ngay vì quên, hóa đơn thất lạc. Nửa tiếng mỗi tối là kỷ luật của người tự làm, bỏ được là sổ loạn.

Cuối năm ngồi lại một buổi xem cả năm: tháng nào lời nhất, món nào gánh quán, chi phí nào phình to. Buổi này quý hơn cả năm ghi sổ vì nó cho biết sang năm làm gì khác đi. Thuê kế toán cũng nên xin họ buổi tổng kết này.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.