Tiệm cắt tóc đặt lịch hẹn khách gọn gàng dễ quản lý

Tiệm cắt tóc đông hay vắng phụ thuộc vào một thứ duy nhất: lịch hẹn. Lịch hẹn xếp gọn thì khách đến đúng giờ, thợ làm đúng ca, không ai phải chờ ai. Lịch hẹn rối thì khách đứng đợi, thợ rảnh lúc thì bận lúc, và cuối ngày không ai biết tiền thu được là bao nhiêu.

Nhiều tiệm cắt tóc vẫn ghi lịch trên giấy rời hoặc nhắn tin qua điện thoại. Cách này chạy được một thời gian, nhưng khi tiệm có nhiều hơn ba thợ thì bắt đầu loạn. Lúc đó cần một cách ghi chú chung cho tất cả mọi người.

Ghi số điện thoại ngay khi đặt lịch

Số điện thoại là thứ quan trọng nhất trong một lịch hẹn, vì đó là cách duy nhất để liên lạc với khách khi có thay đổi. Nhiều tiệm chỉ ghi tên khách, đến lúc cần nhắc lịch thì không có số, phải tìm trong danh bạ điện thoại rất mất thời gian.

Ghi số điện thoại ngay khi khách đặt, không đợi đến lúc khách đến. Nếu khách đặt qua điện thoại thì số đã có sẵn, chỉ cần ghi lại. Nếu khách đặt trực tiếp thì xin số ngay, đừng nghĩ lần sau khách đến sẽ cho.

Số điện thoại cũng giúp phân biệt hai khách trùng tên. Tiệm nào khách đông thì trùng tên là chuyện thường, có số điện thoại thì không nhầm người này với người kia.

Ghi giờ hẹn và kiểu tóc

Giờ hẹn phải ghi chính xác đến từng phút, không ghi chung chung là buổi sáng hay buổi chiều. Ví dụ hẹn chín giờ ba mươi phút, không ghi là chín giờ sáng. Ghi chính xác thì thợ biết mình có bao nhiêu thời gian chuẩn bị, cũng biết khách nào đến trước.

Kiểu tóc cũng phải ghi, không chỉ ghi là cắt tóc. Cắt gọn, uốn, nhuộm, duỗi, gội đầu là năm việc khác nhau, thời gian khác nhau, giá cũng khác nhau. Ghi rõ kiểu tóc giúp thợ chuẩn bị dụng cụ trước, cũng giúp thu ngân tính tiền đúng ngay khi khách ra về.

Nếu khách chưa quyết định kiểu tóc thì ghi tạm là tư vấn trước, rồi thợ sẽ xác định sau. Nhưng phải có một mốc thời gian cho phần tư vấn, không để khách tư vấn cả tiếng rồi thợ khác phải chờ.

Ghi thợ phụ trách từng lịch

Mỗi lịch hẹn cần ghi rõ thợ nào phụ trách, không để trống rồi ai rảnh thì làm. Khách đến tiệm thường vì quen một thợ cụ thể, đổi thợ là họ bực, dù thợ mới cũng giỏi.

Thợ phụ trách nên là người nhận lịch từ đầu, từ lúc khách đặt đến lúc khách ra về. Người này chịu trách nhiệm nhắc khách, làm tóc cho khách, và thu tiền từ khách. Một người theo suốt thì không mất thông tin giữa chừng.

Nếu thợ phụ trách bận thì chuyển lịch sang thợ khác, nhưng phải hỏi ý khách trước. Nhiều tiệm tự chuyển lịch mà không hỏi, khách đến thấy thợ lạ thì bỏ về luôn.

Nhắc lại trước giờ hẹn

Nhắc lịch là việc bắt buộc, không phải việc tùy chọn. Gọi điện hoặc nhắn tin trước giờ hẹn khoảng một tiếng, hỏi khách có đến đúng giờ không. Nhắc sớm thì khách còn thời gian chuẩn bị, cũng cho tiệm cơ hội lấp vào chỗ trống nếu khách hủy.

Nội dung tin nhắn nên ngắn: chào tên khách, nhắc giờ hẹn, nhắc kiểu tóc, và hỏi xác nhận. Ví dụ chào anh Minh, nhắc lịch cắt gọn lúc hai giờ chiều nay, anh có đến đúng giờ không. Ngắn gọn thế này khách trả lời nhanh, tiệm cũng biết ngay khách có đến hay không.

Khách xác nhận thì giữ lịch, khách không trả lời thì gọi điện. Gọi một lần không bắt máy thì nhắn tin lần hai. Hai lần không liên lạc được thì coi như khách hủy, xếp lịch khác vào chỗ đó.

Xếp lịch có khoảng trống dự phòng

Mỗi lịch nên cộng thêm mười phút dự phòng. Cắt gọn ba mươi phút thì xếp lịch bốn mươi phút, uốn hai tiếng thì xếp hai tiếng mười phút. Khoảng dự phòng này để phòng khách đến muộn, cũng để thợ có thời gian dọn dẹp giữa hai khách.

Không có dự phòng thì một lịch trễ là cả buổi bị dồn. Khách thứ hai đợi mười phút, khách thứ ba đợi hai mươi phút, đến cuối buổi thì ai cũng bực. Mà thợ phải làm vội để bù giờ, chất lượng tóc cũng giảm.

Khoảng trống dự phòng cũng là lúc thợ nghỉ tay. Cắt liên tục ba tiếng không nghỉ thì tay run, mắt mỏi, dễ cắt hỏng. Mười phút giữa hai lịch đủ để thợ uống nước và nhìn lại tóc khách trước.

Xử lý khách đến muộn

Khách đến muộn dưới mười phút thì vẫn làm bình thường, chỉ rút ngắn phần tư vấn. Khách đến muộn quá mười lăm phút thì phải xem lịch tiếp theo có trống không, nếu không trống thì hẹn lại sang giờ khác.

Quy định này phải nói rõ với khách ngay khi đặt, không đợi đến lúc khách muộn mới nói. Nhiều tiệm sợ mất khách nên không dám nói, nhưng thực tế khách hiểu quy định lại tôn trọng tiệm hơn.

Nếu khách muộn do lý do chính đáng như kẹt xe hay mưa lớn, nên linh hoạt cho họ. Cứng nhắc quá thì mất khách, nhưng linh hoạt không có nghĩa là làm hết phần của khách khác bị ảnh hưởng.

Đối soát lịch và tiền cuối ngày

Cuối ngày đối chiếu số lịch đã làm với số tiền thu được. Mỗi lịch có kiểu tóc và giá riêng, cộng lại phải bằng tiền thu. Nếu lệch thì kiểm tra xem có lịch nào quên thu tiền không, hoặc có thu nhầm giá không.

Đối chiếu này mất khoảng mười phút, nhưng giúp phát hiện ngay lỗi trong ngày. Để đến cuối tuần mới đối chiếu thì quên mất chuyện gì xảy ra, khó tìm ra lỗi.

Ghi kết quả đối chiếu vào sổ, kèm theo số khách hủy hẹn và số khách đến muộn. Hai con số này giúp tiệm biết tuần nào khách hủy nhiều, từ đó điều chỉnh cách nhắc lịch.

Giữ khách quen cũ

Tiệm cắt tóc giữ được khách lâu nhờ quan hệ, không phải nhờ giá rẻ. Khách quen một thợ, quen một không gian, họ không dễ đổi chỗ khác chỉ vì tiết kiệm mườ nghìn.

Nên nhớ những chi tiết nhỏ về khách: khách thích mái tóc ngắn, khách hơi bạc màu nên cần nhuộm nhạt, khách thích uống cà phê đen. Nhớ được vài chi tiết thì khách thấy được chăm sóc, giá trị hơn nhiều lần giảm giá.

Chăm sóc sau cắt tóc cũng quan trọng. Sau ba đến bốn tuần thì nhắn tin hỏi thăm một câu, ví dụ tóc đã mọc dài chưa, có cần cắt lại không. Lúc này khách chưa có nơi khác để cắt, và câu nhắn chỉ tốn mườ lăm giây.

Khách dẫn bạn đến cắt thì nên có quà nhỏ, ví dụ một lần cắt miễn phí cho người bạn đó. Chi phí một lần cắt khoảng sáu mươi nghìn, nhưng thường kéo được thêm một đến hai khách mới.

Xử lý phản hồi của khách

Khách nói chưa hài lòng thì nghe hết, không cãi lại. Cãi lại chỉ làm khách tức hơn, và họ nói với người khác chứ không nói với tiệm.

Nên hỏi cụ thể chưa hài lòng chỗ nào: đường cắt chưa đều, độ dài chưa đúng ý, hay chờ lâu. Biết chỗ nào thì sửa chỗ đó, không sửa lan man.

Xin khách quay lại sửa miễn phí trong bảy ngày. Bảy ngày là khoảng thời gian mà tóc mới có thể rơi, nhưng còn nhìn thấy đường cắt. Quá bảy ngày thì khó nói là do tiệm hay do khách chải kéo.

Sau khi khách quay lại và hài lòng thì lời xin lỗi không cần nói nữa. Khách đã nhận được kết quả tốt, lời xin lỗi lúc đó chỉ làm khách khó chịu thêm.

Viết bài này dùng để xử lý gì

Bài này dành cho tiệm cắt tóc nhỏ, ba đến năm ghế, ba thợ trở xuống. Nguyên tắc lớn nhất: ghi đủ số điện thoại, giờ hẹn, kiểu tóc, thợ phụ trách, và nhắc lại trước giờ.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Tính tiền và bán thêm dịch vụ

Tiệm cắt tóc nhiều thu tiền bằng tiền mặt, một phần khách chuyển khoản. Quầy cần chuẩn bị tiền thối các mệnh giá lẻ, vì giá cắt tóc thường dưới hai trăm nghìn mà khách hay đưa tờ năm mươi nghìn hoặc một trăm nghìn.

Nếu khách trả chuyển khoản thì in mã chuyển khoản ngay, không phải đi tìm máy in. Máy in đặt ngay tại quầy, mã in ra dán vào sổ, cuối ngày đếm số mã đã dùng so với số tiền thu.

Bán thêm dịch vụ khi khách đang ngồi, không phải khi khách đứng dậy. Ví dụ gội đầu, hấp tóc, nhuộm, và chăm sóc da đầu. Hỏi lúc khách đang thư giãn thì tỷ lệ đồng ý cao hơn nhiều so với hỏi lúc khách thanh toán.

Mỗi dịch vụ thêm ghi rõ giá trước khi làm, không làm xong mới báo giá. Khách nghe giá sau khi đã làm xong thì dù không bực cũng không vui.

Cuối ngày đối soát số lịch với số tiền thu. Doanh thu nên tách thành ba cột: dịch vụ cắt, dịch vụ thêm, và sản phẩm bán kèm. Biết cột nào chiếm phần lớn thì tiệm biết nên đẩy mảng nào.

Thuê và quản lý nhân viên

Tiệm nhỏ thường có hai đến bốn thợ. Thuê thợ giỏi quan trọng hơn nhiều so với thuê nhiều người, vì khách quen một thợ thì không đổi.

Nên thử thợ một buổi trước khi ký hợp đồng. Xem tay thợ có khéo không, có cẩn thận không, và có nói chuyện với khách hay không. Thợ tay khéo nhưng ít nói thì khách vẫn hài lòng, vì khách chủ yếu quan tâm kết quả.

Hợp đồng cần ghi rõ: ca làm việc, tỷ lệ chia phần, thưởng theo doanh thu, và giờ nghỉ. Không ghi rõ thì đến lúc tính tiền mới tranh cãi, mà lúc đó ai cũng mệt.

Nên có thưởng theo khách quay lại, không chỉ theo doanh thu. Thợ nào chăm khách tốt thì khách quay lại nhiều, đó mới là tiền lâu dài. Thưởng theo số khách quay lại giúp thợ quan tâm tới việc khách hài lòng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.