Phần mềm bán hàng cho tiệm giặt sấy nhỏ hiện nay

Tiệm giặt sấy giữ đồ của khách mấy ngày mới trả. Trong mấy ngày đó đồ đi qua nhiều tay: người nhận, người giặt, người sấy, người ủi, người giao. Không có cách ghi rõ ràng thì đồ thất lạc, hẹn trả trễ, tiền tính nhầm. Bài này nói phần mềm giúp tiệm nhỏ xử lý mấy chuyện đó ra sao.

Cách nhận trả đồ đúng hẹn không thất lạc đã có ở bài tiệm giặt ủi nhận trả đồ đúng hẹn. Bài này chỉ nói phần mềm hỗ trợ những bước đó thế nào, không nói lại cách đếm đồ ghi phiếu.

Đơn giặt có vòng đời, phần mềm theo dõi từng bước

Đơn bán hàng thường bán xong là xong. Đơn giặt sấy thì khác: nhận đồ, chờ giặt, đang giặt, chờ sấy, đang sấy, ủi gấp, chờ trả, đã trả. Tám trạng thái, đơn nào cũng phải đi qua. Ghi sổ tay thì trạng thái nằm trong đầu người ghi, người khác nhìn vào không biết đơn tới đâu.

Phần mềm cho mỗi đơn một trạng thái, bấm chuyển khi xong bước. Đơn vừa nhận là chờ giặt, bỏ vào máy bấm đang giặt, giặt xong bấm chờ sấy. Ai mở ra cũng thấy đơn nào đang ở đâu, không phải hỏi nhau. Khách gọi tới hỏi đồ xong chưa, mở phần mềm trả lời ngay không cần chạy vào kho xem.

Trạng thái còn giúp chia việc. Người giặt chỉ xem đơn chờ giặt, người sấy chỉ xem đơn chờ sấy. Mỗi người một danh sách, không ai phải nhớ hết. Sáng mở ra xem, chiều xong bấm chuyển, việc trôi không cần ai nhắc.

Đơn quá hẹn thì nổi lên đầu. Hẹn khách ba ngày, tới ngày thứ ba đơn chưa tới chờ trả là phần mềm báo. Không có báo thì đồ nằm đó, khách tới hỏi mới tá hỏa đi tìm. Báo trước một ngày còn kịp giặt gấp, báo muộn thì mất khách.

Nhận đồ ghi một lần, dùng cả vòng đời

Lúc nhận đồ là lúc ghi nhiều nhất: tên khách, số điện thoại, từng món, số ký, vết bẩn, yêu cầu riêng, hẹn ngày trả, tiền cọc. Ghi một lần vào phần mềm, cả vòng đời dùng lại. Tới lúc trả chỉ cần mở đơn ra, không ghi thêm gì.

Sổ tay thì mỗi bước ghi lại. Nhận ghi một lần, trả ghi một lần, đối chiếu hai lần ghi có khớp không. Ghi hai lần là sai một lần, sai số ký, sai số món, sai tiền. Phần mềm ghi một lần, đọc nhiều lần, không có chuyện hai bản khác nhau.

Ảnh chụp đồ lúc nhận cũng lưu vào đơn. Vết bẩn ở đâu chụp lại, kẹp vào đơn. Lúc trả khách nói đồ hỏng, mở ảnh ra đối chiếu. Không có ảnh thì cãi nhau, có ảnh thì một phút xong. Điện thoại nào cũng chụp được, chụp xong đính vào đơn là xong.

Tiền cọc ghi vào đơn, lúc trả trừ ra. Khách cọc một nửa, lấy đồ trả nốt. Ghi rõ cọc bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Không ghi thì lúc trả không nhớ khách cọc chưa, thu thiếu hoặc thu thừa đều rắc rối.

Tính tiền theo ký không cần tính tay

Giặt sấy tính tiền theo ký là chính, thêm giặt theo món. Mỗi loại đồ một giá mỗi ký: quần áo thường một giá, chăn ga một giá, đồ da đồ hiệu một giá khác. Tính tay mỗi đơn phải nhớ bảng giá, nhân số ký, cộng từng loại, mất vài phút mà dễ nhầm.

Phần mềm lưu bảng giá sẵn, chọn loại đồ, nhập số ký, tiền tự nhảy. Đơn mười món tính trong nửa phút, không nhầm. Đổi giá thì sửa bảng giá một chỗ, đơn mới tự theo giá mới. Không phải nhớ giá trong đầu, không phải tra bảng giá dán tường.

Giặt theo món thì chọn món, nhập số lượng. Áo dài một giá, vest một giá, giày một giá. Cộng với tiền giặt ký ra tổng đơn. Khách hỏi sao hết từng này, mở đơn ra chỉ từng dòng, khách thấy rõ không thắc mắc.

Cuối ngày chốt tiền: tổng thu, tiền mặt, chuyển khoản, tiền cọc đã nhận, tiền còn phải thu. Một màn hình thấy hết, không cộng tay. Cách chốt ca cuối ngày có trong bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày.

Nhắc hẹn trả, đồ không nằm tồn kho

Đồ giặt xong mà khách không tới lấy là chuyện thường. Khách quên, khách bận, khách đi xa. Đồ nằm đó chiếm chỗ, tiệm nhỏ không có chỗ chứa. Nhắc khách tới lấy là việc phải làm mỗi ngày, mà nhớ từng khách để nhắc thì không ai nhớ nổi.

Phần mềm có danh sách đồ chờ trả quá hẹn. Mỗi sáng mở ra, thấy đơn nào quá hẹn hai ba ngày là gọi. Gọi một vòng mười phút, đồ vơi đi một nửa. Không có danh sách thì đồ nằm cả tuần không ai hay, tới lúc cần chỗ mới đi gọi dồn.

Nhắn tin nhắc cũng được. Lưu số khách trong đơn, tới hẹn chưa lấy thì nhắn một tin. Khách thấy tin thì tới, không thấy thì gọi. Đừng để đồ nằm quá một tuần, đồ ẩm mốc, khách tới thấy đồ có mùi thì mất tin.

Đồ khách bỏ luôn thì phải có quy tắc. Quá bao nhiêu ngày không lấy thì tính phí giữ, quá bao lâu thì thanh lý. Ghi quy tắc này vào phiếu lúc nhận, khách ký đồng ý. Không ghi trước thì lúc thanh lý khách quay lại đòi, cãi nhau không có căn cứ.

Mất điện mất mạng vẫn dùng được không

Tiệm giặt sấy hay ở khu vực điện không ổn định, máy giặt máy sấy chạy là sụt áp. Phần mềm chạy trên điện thoại, có pin, mất điện vẫn ghi đơn được. Máy tính bàn thì mất điện là tắt, đơn đang ghi dở có thể mất.

Mất mạng thì phần mềm lưu trên máy vẫn ghi được, có mạng tự đẩy lên. Phần mềm bắt buộc có mạng mới mở được thì mất mạng là đứng hình. Chọn phần mềm trước nên hỏi rõ: mất mạng có ghi đơn được không. Chuyện này đã so kỹ ở bài phần mềm lưu trên máy so với lưu trên đám mây.

Điện thoại nhân viên nhận đơn là đủ, không cần máy tính ở quầy. Điện thoại chụp ảnh đồ, ghi đơn, nhắn khách, thu tiền quét mã, một máy làm hết. Tiệm nhỏ một điện thoại là đủ dùng, không cần đầu tư thêm thiết bị.

Ví dụ tiệm giặt sấy chung cư

Tiệm giặt sấy dưới chung cư, khách chủ yếu là người trong tòa nhà. Mỗi ngày ba chục đơn, ghi sổ tay. Một tháng thất lạc hai đơn, quên hẹn ba đơn, tính tiền nhầm năm đơn. Khách than, chủ mệt, nhân viên oán vì bị trừ lương oan.

Chủ chuyển sang phần mềm. Nhập bảng giá theo ký vào trước, dạy nhân viên nhận đơn đúng mẫu. Tuần đầu ghi song song sổ và phần mềm, tuần thứ hai bỏ sổ. Thất lạc hết vì đơn nào cũng có trạng thái, quên hẹn hết vì có danh sách quá hẹn, tính tiền hết nhầm vì máy tự nhân.

Điểm rút ra: tiệm đông đơn thì phần mềm không phải xa xỉ mà là bắt buộc. Ba chục đơn một ngày ghi tay là quá tải, sai sót là tất nhiên. Phần mềm gỡ đúng ba chỗ đau: thất lạc, quên hẹn, tính nhầm. Ba chỗ này hết là tiệm chạy trơn.

Tiệm nhỏ hơn, ngày chục đơn, thì chưa cần vội. Ghi sổ theo mẫu của phần mềm trước, quen rồi sau chuyển qua cũng không muộn. Đừng đợi tới lúc đơn đông mới chuyển, lúc đó vừa đông vừa lạ tay là loạn gấp đôi.

Bảng so nhanh một nhìn

Nhận đồ: sổ tay ghi hai lần, phần mềm ghi một lần dùng cả vòng đời.

Trạng thái: sổ tay nằm trong đầu, phần mềm ai mở cũng thấy.

Tính tiền: tính tay vài phút mỗi đơn, phần mềm bấm một cái ra.

Nhắc hẹn: nhớ từng khách không nổi, phần mềm có danh sách quá hẹn.

Chốt ca: cộng tay cuối ngày, phần mềm một màn hình thấy hết.

Mất điện: sổ tay vẫn ghi, phần mềm điện thoại vẫn ghi được.

Tiệm nào nên dùng, bắt đầu từ đâu

Dùng khi mỗi ngày trên hai chục đơn, hay thất lạc đồ, hay quên hẹn trả, tính tiền nhầm hoài. Dưới mức đó sổ tay vẫn kham, nhưng nên tập ghi theo mẫu của phần mềm để sau chuyển qua không bỡ ngỡ.

Bắt đầu bằng việc nhập bảng giá vào trước. Giá từng loại đồ theo ký, giá từng món giặt khô, giá ủi gấp. Bảng giá chuẩn thì đơn mới tính đúng. Bảng giá sai thì đơn nào cũng sai, sửa mệt hơn ghi tay.

Tuần đầu ghi song song sổ tay và phần mềm. Ghi cả hai để đối chiếu, thấy khớp thì bỏ sổ. Đừng bỏ sổ ngay ngày đầu, lạ tay bấm nhầm không có gì đối chiếu. Một tuần là quen, sau đó chỉ dùng phần mềm.

Dạy nhân viên nhận đơn đúng mẫu: đủ tên, đủ số điện thoại, đủ số ký, đủ hẹn trả. Thiếu số điện thoại thì không nhắc được, thiếu hẹn trả thì không biết quá hẹn. Mẫu đơn chuẩn dán ở quầy, ai nhận cũng theo một mẫu.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.