Điểm hòa vốn cửa hàng nhỏ: bao lâu hoàn vốn?

Mở cửa hàng ai cũng hỏi một câu: bao lâu thì lấy lại vốn. Người thì nghe bạn bè nói nửa năm, người thì nghe trên mạng nói ba tháng. Tới lúc mở ra mới thấy tiền đi nhanh hơn tiền về, tháng nào cũng bù thêm mà không biết bù tới bao giờ.

Bài này tính điểm hòa vốn theo cách đơn giản nhất cho cửa hàng nhỏ: vốn gồm những gì, mỗi tháng tốn bao nhiêu, mỗi ngày cần bán bao nhiêu. Không có công thức cao siêu, chỉ có phép cộng trừ mà ai cũng làm được.

Vốn đầu tư gồm bốn nhóm, đừng bỏ sót

Nhóm một là tiền sửa mặt bằng và mua thiết bị: sơn sửa, bảng hiệu, kệ tủ, máy tính tiền, tủ lạnh. Nhóm hai là tiền thuê: tiền cọc thường hai đến ba tháng cộng tiền thuê trả trước. Nhóm ba là tiền nhập hàng đợt đầu để đầy kệ ngày khai trương. Nhóm bốn là tiền dự phòng cho vài tháng đầu bán chưa đủ chi.

Nhiều người chỉ tính ba nhóm đầu nên tưởng vốn một trăm triệu. Tới tháng thứ ba bán chưa đủ chi, không còn tiền dự phòng, phải vay nóng với lãi cao. Cộng nhóm bốn vào thì vốn thật có thể là một trăm ba mươi triệu, nhưng bạn chủ động hơn hẳn vì đã tính trước đường lui. Tiền dự phòng nên đủ cho ít nhất ba tháng chi phí cố định, tức khoảng năm mươi đến bảy mươi triệu với cửa hàng nhỏ. Khoản này để riêng, không dùng để sửa quán cho đẹp thêm.

Cách làm đúng là liệt kê từng khoản ra giấy trước khi ký hợp đồng thuê. Mỗi khoản ghi số tiền cụ thể, không ghi áng chừng. Tổng bốn nhóm lại là vốn đầu tư thật. Con số này dùng cho mọi tính toán sau nên càng chính xác càng tốt. Chi tiết cách ước lượng vốn ban đầu đã nói trong bài chi phí cố định và chi phí biến đổi của cửa hàng.

Chi phí mỗi tháng chia hai loại

Chi phí cố định là những khoản dù bán được hay không cũng phải trả: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, tiền điện nước tối thiểu, tiền mạng. Chi phí biến đổi là những khoản tăng theo doanh số: tiền nhập hàng, bao bì, phí giao hàng, chiết khấu.

Tách hai loại này ra vì cách xử lý khác nhau. Cố định cao thì phải bán nhiều mới đủ bù, nên mặt bằng đắt chỉ hợp khi lượng khách chắc chắn. Biến đổi cao thì phải tính giá bán đủ lời, vì bán càng nhiều chi càng nhiều.

Một cửa hàng tạp hóa nhỏ chi phí cố định khoảng mười lăm đến hai mươi triệu mỗi tháng gồm thuê nhà và một nhân viên. Cộng tiền nhập hàng theo doanh số nữa là ra tổng chi. Biết tổng chi mỗi tháng là bước bắt buộc trước khi tính doanh thu cần đạt. Nên ghi chi phí ra sổ mỗi cuối tháng, đối chiếu với tháng trước để thấy khoản nào tăng bất thường. Tiền điện tăng đột ngột hay tiền hàng tăng mà doanh thu không tăng đều là tín hiệu cần xem lại ngay.

Tỷ suất lời gộp quyết định tốc độ hoàn vốn

Tỷ suất lời gộp là phần trăm còn lại sau khi trừ giá vốn hàng bán. Bán một trăm nghìn, nhập hàng hết bảy mươi nghìn thì lời gộp ba mươi phần trăm. Con số này khác nhau nhiều giữa các ngành: tạp hóa khoảng mười lăm đến hai mươi phần trăm, quán ăn khoảng bốn mươi đến năm mươi phần trăm, thời trang có thể trên năm mươi phần trăm.

Lời gộp càng cao thì cần doanh thu càng ít để bù cùng một mức chi phí. Đó là lý do quán ăn vốn nhỏ mà hoàn vốn nhanh: chi phí tháng hai mươi triệu, lời gộp bốn mươi phần trăm thì chỉ cần doanh thu năm mươi triệu mỗi tháng. Tạp hóa cùng chi phí đó với lời gộp hai mươi phần trăm thì cần doanh thu một trăm triệu.

Đừng nhầm lời gộp với lời ròng. Lời gộp chưa trừ tiền thuê, lương, điện nước. Nhiều người thấy bán lời ba mươi phần trăm thì tưởng ngon, nhưng trừ hết chi phí cố định mới biết còn lại bao nhiêu. Cách tính giá vốn từng món cho chuẩn đã hướng dẫn trong bài tính giá vốn thật cho món hàng.

Công thức tính doanh thu hòa vốn mỗi ngày

Lấy tổng chi phí cố định mỗi tháng chia cho tỷ suất lời gộp là ra doanh thu hòa vốn mỗi tháng. Chia tiếp cho số ngày bán trong tháng là ra doanh thu cần đạt mỗi ngày.

Ví dụ cụ thể: thuê mặt bằng mười hai triệu, lương hai nhân viên mười triệu, điện nước hai triệu, tổng cố định hai mươi bốn triệu. Lời gộp ba mươi phần trăm. Doanh thu hòa vốn tháng là hai mươi bốn chia không phẩy ba bằng tám mươi triệu. Bán ba mươi ngày thì mỗi ngày cần hai triệu bảy.

Con số hai triệu bảy này là mốc để bạn nhìn mỗi tối. Hôm nào dưới mốc là hôm đó lỗ, hôm nào trên mốc là hôm đó lời. Cuối tháng cộng lại là biết tháng đó hòa hay lỗ mà không cần đợi kế toán. Đơn giản vậy thôi nhưng nhiều cửa hàng không tính nên bán cả tháng mà không biết mình đang ở đâu.

Bao lâu thì hoàn vốn

Lấy vốn đầu tư chia cho tiền lời ròng mỗi tháng là ra số tháng hoàn vốn. Lời ròng là doanh thu thật trừ hết chi phí cố định và biến đổi. Bán trên mốc hòa vốn bao nhiêu thì đó là lời ròng.

Ví dụ vốn đầu tư một trăm ba mươi triệu, mỗi tháng lời ròng mười triệu thì mười ba tháng hoàn vốn. Muốn nhanh hơn chỉ có ba cách: giảm vốn đầu tư ban đầu, tăng doanh thu, hoặc giảm chi phí. Không có cách thứ tư.

Giảm vốn đầu tư nghĩa là thuê mặt bằng vừa sức, mua thiết bị đủ dùng thay vì xịn nhất, nhập hàng đợt đầu vừa phải rồi bán tới đâu nhập tiếp tới đó. Nhiều người dồn hết tiền vào sửa quán thật đẹp rồi không còn tiền chạy những tháng đầu. Quán đẹp mà hết vốn lưu động thì cũng phải đóng cửa.

Tăng doanh thu nghĩa là bán thêm giờ, bán thêm món đi kèm, bán thêm kênh mang về. Mỗi đồng doanh thu tăng thêm sau mốc hòa vốn gần như là lời ròng vì chi phí cố định đã được bù xong. Đó là lý do quán vượt qua mốc hòa vốn thì lời tăng rất nhanh.

Thực tế vài tháng đầu thường lỗ hoặc vừa đủ hòa vì khách chưa biết tới. Đừng lấy tháng khai trương đông khách để tính cho cả năm. Lấy trung bình ba tháng gần nhất mới phản ánh đúng sức bán. Dự phòng trong vốn đầu tư chính là để nuôi cửa hàng qua mấy tháng đầu này.

Dấu hiệu đang xa dần điểm hòa vốn

Dấu hiệu thứ nhất là doanh thu ba tháng liền dưới mốc hòa vốn dù đã làm khuyến mãi. Dấu hiệu thứ hai là phải lấy tiền nhà bù tiền hàng liên tục. Dấu hiệu thứ ba là hàng tồn tăng mà tiền mặt giảm, tức tiền đang nằm chết trong kho.

Gặp một trong ba dấu hiệu thì phải hành động ngay: cắt chi phí cố định như giảm giờ thuê nhân viên, xả hàng tồn để lấy tiền mặt, xem lại giá bán. Càng để lâu càng khó cứu vì vốn dự phòng cạn dần. Cách xử lý khi cửa hàng thua lỗ đã nói kỹ trong bài cửa hàng lỗ vốn xử lý sao cho nhẹ.

Bảng so sánh nhanh

Việc cần làm	Làm đúng	Làm sai
Tính vốn	Cộng đủ 4 nhóm gồm dự phòng	Chỉ tính tiền sửa và tiền hàng
Tách chi phí	Cố định riêng, biến đổi riêng	Cộng chung một cục
Lời gộp	Tính theo từng ngành hàng	Lấy số nghe người khác nói
Mốc ngày	Tính ra số cụ thể để nhìn mỗi tối	Bán tới đâu hay tới đó
Hoàn vốn	Vốn chia lời ròng tháng	Đoán theo cảm giác
Cảnh báo	Hành động khi 3 tháng dưới mốc	Gồng lỗ tới khi hết tiền

Ví dụ thực tế tại quán ăn sáng

Anh Tuấn mở quán phở với vốn một trăm hai mươi triệu gồm sửa quán, cọc nhà, nhập nguyên liệu và dự phòng ba tháng. Chi phí cố định mỗi tháng mười tám triệu. Lời gộp món phở khoảng bốn mươi lăm phần trăm nên mốc hòa vốn tháng là bốn mươi triệu, mỗi ngày khoảng một triệu tư.

Ba tháng đầu mỗi ngày chỉ bán được một triệu vì quán khuất. Anh không gồng mà chuyển sang bán thêm mang về buổi sáng và hợp tác với quán cà phê bên cạnh. Doanh thu lên hai triệu mỗi ngày từ tháng thứ tư, lời ròng mỗi tháng khoảng tám triệu. Anh còn ghi lại doanh thu từng ngày vào cuốn sổ nhỏ để cuối tuần nhìn xu hướng. Tuần nào dưới mốc ba ngày liên tiếp là anh biết phải chạy thêm món mới hoặc giảm giá giờ vắng khách ngay.

Mười lăm tháng sau anh hoàn vốn. Chậm hơn dự tính ban đầu nhưng chắc chắn vì anh biết rõ mỗi ngày mình đang ở đâu so với mốc. Điều quan trọng nhất là anh tính ra con số ngay từ đầu nên không hoảng khi ba tháng đầu lỗ.

Điều cần nhớ

Điểm hòa vốn không phải con số để treo tường mà là mốc để nhìn mỗi tối. Ba việc cần làm: tính đúng vốn gồm dự phòng, tách chi phí cố định với biến đổi, ra mốc doanh thu mỗi ngày. Nếu cửa hàng bạn bán ba tháng liền dưới mốc thì phải sửa ngay, đừng đợi. Dán con số mốc ngày lên tường quầy thu ngân để ai đứng quầy cũng nhớ, đó là cách đơn giản nhất để cả quán cùng nhìn về một hướng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Tỷ suất lời và chi phí khác nhau ở từng ngành, nên bạn nên dùng làm khung rồi thay số thật của cửa hàng mình vào.