Phần mềm quản lý shop thời trang, shop mỹ phẩm

Chủ shop thời trang thường bắt đầu với một cuốn sổ và điện thoại. Khách đến thử đồ, nhân viên ghi đơn ra giấy. Tối về nhắn tin cho khách đặt online, chốt đơn qua tin nhắn. Cuối tháng ngồi đếm lại xem mẫu nào bán chạy, mẫu nào nằm kho. Cách làm này chạy được khi shop còn nhỏ, một người bán, vài chục mẫu. Nhưng khi shop lên vài trăm mẫu, mỗi mẫu có năm size ba màu, lại bán cả online lẫn tại cửa hàng, cuốn sổ không còn theo kịp.

Phần mềm quản lý shop thời trang và mỹ phẩm giúp chủ shop quản lý size màu, đổi trả và khách hàng thân thiết trên một hệ thống. Bán online và offline dùng chung kho nên không bị lệch tồn. Mất mạng vẫn bán, in hóa đơn và cập nhật tồn kho như thường.

Shop thời trang và mỹ phẩm gặp khó gì khi bán tay

Khó đầu tiên là size và màu. Một mẫu áo có năm size, bốn màu, tức là hai mươi ô tồn kho khác nhau. Ghi tay thì chủ shop chỉ ghi “áo còn 30 cái”, không biết size M màu đen còn mấy cái. Khách hỏi size đó, nhân viên chạy vào kho lục. Lục không thấy thì bảo hết, trong khi hàng vẫn nằm đó. Hoặc ngược lại, nhận đơn online cho size đã hết, rồi phải nhắn xin lỗi khách, mất uy tín.

Khó thứ hai là đổi trả. Shop thời trang đổi trả nhiều hơn các ngành khác. Khách mua về mặc không vừa, mang ra đổi. Không có hồ sơ rõ ràng, nhân viên không biết khách mua lúc nào, giá bao nhiêu, đã giảm giá chưa. Đổi qua đổi lại vài lần, shop mất tiền mà khách vẫn không vui.

Khó thứ ba là khách quen. Khách thời trang và mỹ phẩm quay lại nhiều nếu được nhớ. Nhưng không có sổ ghi, nhân viên không biết khách này mua nhiều hay ít, thích mẫu nào, da thuộc loại nào để tư vấn mỹ phẩm. Mỗi lần khách đến như gặp lần đầu. Khách mua nhiều mà không được ưu đãi gì thì dần dần đi shop khác.

Khó thứ tư là bán hai nơi cùng một lúc. Sáng bán tại shop một cái áo size S, chiều có đơn online cũng cái áo size S đó. Kho chỉ còn một cái. Nếu hai nơi không chung một sổ, shop sẽ bán trùng, rồi phải hủy một đơn. Hủy đơn online thì khách đánh giá xấu, hủy đơn tại shop thì khách đứng trước mặt giận.

Phần mềm EBIZ làm được gì

Phần mềm chia hàng theo từng biến thể: mỗi mẫu có size, màu sắc, chất liệu và nhà cung cấp riêng. Bán món nào, kho trừ đúng món đó. Nhân viên nhìn màn hình là biết size nào còn, size nào hết, khỏi chạy vào kho lục.

Với mỹ phẩm, phần mềm in mã vạch loại nhỏ cho mỹ phẩm, hợp với tem nhỏ dán trên chai lọ. Hạn sử dụng của từng lô cũng được theo dõi, hàng nào sắp hết hạn thì chủ shop biết trước để xử lý, không để đến lúc hết hạn mới phát hiện.

Đổi trả được lập thành phiếu ngay trên phần mềm, gắn với hóa đơn gốc. Tồn kho tự động cộng lại, công nợ khách được điều chỉnh theo. Ai đổi, đổi lúc nào, vì sao đổi, đều có ghi lại.

Khách quen được cấp thẻ thành viên, tích điểm mỗi lần mua, giảm giá theo hạng thẻ. Điểm quy đổi thành giảm giá hoặc quà tặng theo cách chủ shop đặt ra.

Bán online và offline dùng chung một kho, chung một hồ sơ khách hàng. Đơn online vào hệ thống, kho tự trừ, nhân viên chuẩn bị hàng đi giao. Bán tại shop cũng trừ cùng một kho đó. Không còn chuyện bán trùng.

Báo cáo chia theo mặt hàng, theo nhân viên và theo kênh bán. Chủ shop biết mẫu nào bán chạy, nhân viên nào bán tốt, kênh nào ra đơn nhiều.

Xem thêm khách hàng thẻ thành viên để hiểu cách giữ khách quen quay lại mua tiếp.

Chuẩn bị danh mục theo size và màu trước ngày cài đặt

Shop thời trang và mỹ phẩm nên chuẩn bị danh mục theo biến thể trước ngày cài đặt để tồn kho ngay từ đầu đã chính xác.

Một mẫu áo có nhiều size và màu khác nhau, tồn kho từng biến thể là con số riêng. Chuẩn bị danh mục nên ghi rõ mẫu, size, màu, mã vạch riêng cho từng biến thể và tồn đầu kỳ. Nếu chỉ nhập tồn theo mẫu chung, nhân viên dễ bán nhầm size còn hàng. Ví dụ ghi “áo thun còn 50 cái” thì không ai biết trong đó có bao nhiêu cái size XL. Khách hỏi size XL, nhân viên bảo còn, vào kho mới biết hết.

Với shop mỹ phẩm, cần thêm thông tin hạn sử dụng và mã vạch loại nhỏ in riêng theo đặc thù ngành, vì mỹ phẩm thường có tem nhỏ trên bao bì. Danh sách hàng sắp hết hạn nên được rà lại trước khi nhập, phần hàng gần hạn cần xử lý riêng. Hàng gần hết hạn có thể đem ra bán trước, giảm giá nhẹ, hoặc tặng kèm. Để hàng hết hạn trong kho là mất trắng.

Nếu bán online, kênh bán và cách tính phí giao hàng cũng nên thống nhất trước. Đơn online ai chốt, ai gói hàng, phí ship tính thế nào, hàng đổi trả online xử lý ra sao. Thống nhất trước thì sau này nhân viên không cãi nhau.

Sau khi nhập xong, nên thử một vòng đầy đủ: bán tại cửa hàng, đổi trả một món và xem báo cáo doanh thu theo biến thể. Vòng thử này cho thấy chỗ nào nhập sai, chỗ nào thiếu, trước khi shop mở bán thật.

Một lỗi hay gặp khi nhập danh mục thời trang là nhập tồn kho theo mẫu chung, không tách theo size và màu. Khi đó hệ thống không biết size nào còn hàng, size nào đã hết, nên nhân viên bán nhầm hoặc báo khách hết hàng dù kho vẫn còn. Việc tách tồn theo biến thể ngay từ đầu giúp tránh lỗi này.

Bán ở cửa hàng và bán online chung một kho

Nhiều shop bán cả hai nơi nhưng mỗi nơi một sổ. Sáng nhân viên bán tại shop, tối chủ shop chốt đơn online. Hai sổ không gặp nhau. Cuối ngày cộng lại mới biết có món bán trùng.

Phần mềm gộp hai nơi về một kho. Đơn online vào hệ thống là kho trừ ngay, giống như bán tại shop. Nhân viên ở shop nhìn màn hình là biết món nào vừa có người đặt online, khỏi bán trùng. Người chốt đơn online cũng thấy tồn thật, khỏi nhận đơn cho món đã hết.

Cách làm này còn giúp chủ shop biết kênh nào bán tốt. Báo cáo tách riêng doanh thu tại shop và doanh thu online. Kênh nào yếu thì đầu tư thêm, kênh nào mạnh thì giữ. Không còn đoán mò.

Chủ shop bán nhiều kênh có thể đọc thêm về bán hàng từ xa để biết cách theo dõi đơn online và doanh thu khi không có mặt tại shop.

Đổi trả không còn là chuyện cãi nhau

Shop thời trang nào cũng đổi trả. Vấn đề không phải có đổi hay không, mà là đổi có ghi lại hay không.

Khi khách mang hàng ra đổi, nhân viên mở hóa đơn gốc trên phần mềm. Thấy rõ khách mua ngày nào, giá bao nhiêu, có giảm giá không. Đổi sang món mới thì phần mềm tính chênh lệch: khách bù thêm hay shop trả lại. Phiếu đổi trả gắn với hóa đơn gốc nên sau này tra lại vẫn thấy cả câu chuyện.

Tồn kho cũng tự động cộng lại món khách trả, trừ đi món khách lấy. Không cần ghi tay, không sợ quên. Cuối tháng chủ shop xem báo cáo là biết món nào bị đổi nhiều. Món nào đổi nhiều thì có vấn đề: sai size, vải không như hình, hoặc mô tả online khác hàng thật. Biết sớm thì sửa sớm, đỡ mất tiền.

Giữ khách quen quay lại bằng thẻ thành viên

Khách thời trang mua theo mùa, khách mỹ phẩm mua theo chu kỳ hết chai. Nếu shop nhớ được chu kỳ của khách, nhắc đúng lúc, khách sẽ quay lại.

Thẻ thành viên giúp việc này. Mỗi lần khách mua, phần mềm cộng điểm và ghi lại khách mua gì. Lần sau khách đến, nhân viên gõ số điện thoại là thấy: khách này hay mua dòng nào, lần trước mua bao lâu rồi, sắp hết chưa. Tư vấn trúng thì khách mua tiếp.

Điểm tích lũy đổi thành giảm giá hoặc quà tặng. Khách mua nhiều lên hạng cao hơn, được giảm nhiều hơn. Cách này giữ khách tốt hơn giảm giá bừa, vì khách có lý do để quay lại đúng shop mình.

Chương trình giảm giá theo dịp, theo nhóm hàng thì đặt trong phần khuyến mãi marketing, chạy tự động theo thời gian đã đặt, thu ngân không cần nhớ tay.

Lỗi hay gặp khi mới dùng phần mềm

Lỗi đầu tiên là đặt mã hàng không theo quy tắc. Mỗi người đặt một kiểu, sau này tìm không ra. Nên chốt quy tắc đặt mã trước khi nhập: mã mẫu, mã size, mã màu xếp theo thứ tự nào. Viết ra giấy dán ở quầy cho ai cũng làm giống nhau.

Lỗi thứ hai là không nhập tồn đầu kỳ đúng ngày. Nhập hôm nay mà ghi số của tuần trước, kho lệch ngay từ đầu. Nên chốt một buổi tối kiểm kho thật, đếm từng biến thể, sáng hôm sau nhập số đó vào phần mềm rồi bán tiếp từ số đó.

Lỗi thứ ba là nhân viên ngại dùng, vẫn ghi tay rồi tối nhập lại. Nhập lại vừa mất công vừa sai. Cách sửa là bỏ hẳn sổ tay từ ngày đầu, ai cũng bán trên phần mềm. Tuần đầu chậm một chút, tuần sau quen.

Máy chạy không cần mạng, chủ xem báo cáo từ xa

Máy bán hàng chạy offline trong shop. Mất mạng vẫn bán, in hóa đơn và cập nhật tồn kho. Đơn hàng online và báo cáo doanh thu được đồng bộ khi có mạng. Giờ cao điểm cuối tuần không lo đường truyền chập chờn làm đứng quầy.

Chủ shop đi lấy hàng, ở nhà vẫn mở điện thoại xem hôm nay bán được bao nhiêu, món nào chạy, nhân viên nào bán tốt. Muốn biết kỹ hơn về cách đọc số liệu, xem bài đọc báo cáo bán hàng.

Bảng giá và triển khai

Chi phí phụ thuộc số mặt hàng, số biến thể và module khách hàng thành viên. Xem bảng giá để biết yếu tố quyết định giá. Liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968 để được tư vấn gói phù hợp.