Hao hụt bao nhiêu phần trăm thì bình thường?

Cửa hàng bán lẻ thường có hao hụt tự nhiên từ 0.5 đến 2 phần trăm doanh thu tùy ngành. Quá 2 phần trăm thì phải điều tra, vì đó không còn là hao hụt tự nhiên mà là có nguyên nhân cụ thể. Ghi lại con số mỗi tháng để biết xu hướng tăng hay giảm thay vì đoán.

Làm sao biết hao hụt ở đâu ra?

Đối chiếu tồn kho hệ thống với tồn kho thực tế mỗi cuối tuần cho những nhóm hàng bán chạy nhất. Khoảng cách giữa hai con số cho thấy món nào đang hao hụt. Nếu hao hụt phân tán đều các nhóm thì nghi ngờ quy trình, còn tập trung một nhóm thì nghi ngờ nguồn hàng hoặc cách bảo quản.

Hàng hỏng do khách làm vỡ thì ai chịu?

Tùy thỏa thuận và mức độ. Nhiều cửa hàng nhỏ cho khách tự do xem hàng nên rủi ro nằm ở chủ. Cách xử lý khéo là giải thích nhẹ nhàng và thương lượng chia sẻ chi phí, chứ không bắt đền ngay. Với món giá cao nên đặt biển nhắc nhẹ và đặt ở chỗ nhân viên nhìn thấy được.

Có cần software để kiểm soát hao hụt không?

Cửa hàng dưới năm trăm mã hàng có thể kiểm soát bằng kiểm kê thủ công mỗi tuần. Trên năm trăm mã hoặc nhiều nhân viên thì nên dùng phần mềm để tự động đối chiếu và cảnh báo lệch. Điều quan trọng không phải phần mềm mà là kỷ luật kiểm kê đều đặn.

Kiểm soát hàng hỏng hao hụt không rõ nguyên nhân

Hàng hỏng hao hụt không rõ nguyên nhân là kiểu lỗ âm thầm nhất trong cửa hàng. Cuối tháng cộng sổ thấy thiếu tiền, nhưng không biết thiếu ở đâu: hàng bị hỏng, bị mất, bị bán sai giá hay bị nhân viên ghi nhầm. Nhiều chủ cửa hàng quen với con số đó và cho là chi phí vận hành bình thường, rồi tới lúc tổng kết năm mới giật mình.

Hao hụt không phải chuyện nhỏ

Nếu cửa hàng bạn bán một trăm triệu mỗi tháng, hao hụt 2 phần trăm là hai triệu tiền hàng biến mất. Hai triệu đó không phải chi phí quảng cáo hay tiền điện, mà là tiền hàng đã mua về rồi không biết đi đâu. Nhân lên mười hai tháng là hai mươi bốn triệu, đủ để mua một chiếc tủ đông mới hoặc trả lương thêm cho một nhân viên.

Vấn đề không phải hao hụt tồn tại, mà là hao hụt không được ghi lại. Khi không biết mất bao nhiêu và mất ở đâu thì không có cách nào sửa. Bài này giúp bạn dựng lại quy trình kiểm soát hao hụt từ đầu, từ việc đo lường đến việc chặn đứng từng nguyên nhân.

Bốn nhóm nguyên nhân chính

Hao hụt không bao giờ xuất hiện từ hư không. Nó luôn thuộc một trong bốn nhóm. Nhóm thứ nhất là hao hụt tự nhiên: hàng tươi hỏng, bao bì rách, hàng rơi vỡ trong quá trình vận chuyển. Nhóm này có thể giảm nhưng không xóa hoàn toàn. Nhóm thứ hai là hao hụt do bảo quản: tủ đông không đủ lạnh, hàng để chỗ ẩm, hàng xếp chồng lên nhau bị móp méo.

Nhóm thứ ba là hao hụt do bán và ghi nhận: nhân viên tính sai giá, bán nhầm món, ghi nhầm số lượng, hoặc khách đổi trả mà không trừ kho. Nhóm này thường là lớn nhất ở cửa hàng nhỏ vì không có người kiểm soát. Nhóm thứ tư là hao hụt do mất mát: hàng bị lấy cắp, hàng bị nhân viên mang về, hàng bị khách cầm đi mà không ai thấy.

Biết bốn nhóm này là để bạn không đi tìm nguyên nhân sai. Nếu bạn nghĩ hao hụt do khách trộm mà thực ra do nhân viên ghi nhầm thì bạn sẽ lắp camera thay vì sửa quy trình, và tiền vẫn mất.

Đo lường trước khi sửa

Trước khi sửa bất cứ thứ gì, phải biết con số hiện tại. Cuối tháng này bạn làm một việc: kiểm kê toàn bộ tồn kho thực tế, so với tồn kho trên sổ hoặc phần mềm. Chênh lệch là tổng hao hụt tháng đó. Chia cho doanh thu tháng đó ra phần trăm.

Làm điều này ba tháng liên tiếp sẽ cho bạn một con số trung bình. Nếu ba tháng đều lệch khoảng 1.5 phần trăm thì đó là mức bình thường của cửa hàng bạn. Nếu tháng nào cũng lệch khác nhau, từ 0.5 đến 4 phần trăm, thì có vấn đề về quy trình vì hao hụt tự nhiên không dao động nhiều như vậy.

Sau khi có con số tổng, bạn đi sâu vào nhóm hàng. Kiểm kê riêng nhóm hàng tươi, nhóm hàng khô, nhóm hàng giá trị cao. Nhóm nào lệch nhiều nhất thì tập trung xử lý nhóm đó trước. Đừng cố sửa tất cả cùng lúc vì bạn sẽ không biết cách nào có tác dụng.

Cách chặn hao hụt tự nhiên

Hàng tươi là nhóm hao hụt tự nhiên lớn nhất. Rau củ quả, thịt cá, bánh mì đều có hạn sử dụng ngắn. Cách giảm hao hụt tự nhiên không phải là mua ít hơn, mà là bán nhanh hơn và bảo quản đúng hơn.

Bán nhanh hơn nghĩa là ưu tiên trưng bày hàng tươi ở chỗ dễ thấy, đặt giá khuyến mãi nhẹ cho hàng còn một ngày hạn sử dụng, và không nhập quá nhiều cùng lúc. Nếu bạn bán năm mươi ký rau mỗi ngày thì nhập năm mươi ký, đừng nhập tám mươi ký vì giá rẻ hơn.

Bảo quản đúng nghĩa là kiểm tra nhiệt độ tủ đông mỗi sáng, không xếp hàng quá dày trong tủ để không khí lạnh lưu thông, và tuân thủ nguyên tắc nhập trước bán trước. Hàng nhập sau phải để sau, hàng nhập trước phải bán trước. Nhiều cửa hàng xếp hàng mới lên trước vì đẹp hơn, rồi hàng cũ ở sau hỏng mà không ai biết.

Với hàng khô, hao hụt tự nhiên thường do bao bì rách hoặc moisture. Bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp, và kiểm tra định kỳ xem có chuột hay mối không. Một con chuột trong kho có thể phá hỏng nhiều hàng hơn bạn nghĩ.

Cách chặn hao hụt do bảo quản

Bảo quản sai thường do nhân viên không biết hoặc không có thời gian. Cách giải quyết là làm cho việc bảo quản trở nên đơn giản và có checklist. Dán bảng checklist ở cửa kho: nhiệt độ tủ đông, nhiệt độ tủ mát, hàng nào cần kiểm tra hôm nay. Nhân viên chỉ cần tick vào mỗi sáng.

Với hàng giá trị cao như mỹ phẩm, điện tử, đồ uống có cồn, cần có chỗ bảo quản riêng, có khóa, và chỉ người có trách nhiệm mới mở. Không để hàng giá cao trộn lẫn với hàng thường vì khó kiểm soát và dễ bị lấy trộm.

Hàng có hạn sử dụng phải được sắp xếp theo ngày hết hạn, hàng hết hạn sớm nhất ở trước. Đây là quy tắc FIFO đơn giản nhưng nhiều cửa hàng bỏ qua vì bận. Nếu bạn làm FIFO nghiêm túc, hao hụt do hết hạn giảm xuống rất thấp.

Cách chặn hao hụt do bán và ghi nhận

Nhóm này lớn nhất và dễ sửa nhất. Nguyên nhân chủ yếu là nhân viên bán sai giá, bán nhầm món, hoặc ghi nhầm số lượng. Cách chặn là chuẩn hóa quy trình bán hàng.

Mỗi món phải có mã vạch hoặc mã hàng rõ ràng, và nhân viên phải quét mã thay vì gõ tay. Quét mã giảm sai sót xuống gần như không. Nếu không có máy quét, ít nhất phải có bảng giá niêm yết tại quầy để nhân viên và khách cùng nhìn thấy.

Khi khách đổi trả, phải có quy trình rõ ràng: ghi lại lý do đổi trả, trừ kho ngay, và không để hàng đổi trả trộn lẫn với hàng mới. Nhiều cửa hàng để hàng đổi trả ở góc kho rồi quên, tới khi kiểm kê thì không biết đó là hàng bán rồi hay hàng chưa bán.

Cuối ca, nhân viên phải đối chiếu tiền mặt trong két với số tiền trên máy. Chênh lệch tiền mặt thường đi kèm với chênh lệch hàng hóa. Nếu tiền mặt khớp mà hàng lệch thì nghi ngờ ghi nhầm số lượng. Nếu cả tiền và hàng đều lệch thì nghi ngờ mất mát.

Cách chặn hao hụt do mất mát

Mất mát là nhóm khó nhất vì liên quan đến con người. Camera là công cụ hữu ích nhưng không phải giải pháp duy nhất. Nhiều cửa hàng lắp camera nhưng không ai xem, hoặc xem thì không biết đang tìm gì.

Cách hiệu quả hơn là phân quyền và kiểm soát vật lý. Hàng giá trị cao để ở chỗ chỉ nhân viên được phân quyền mới với tới. Kho có khóa, và chỉ chủ hoặc quản lý mới giữ chìa. Nhân viên không được vào kho một mình.

Kiểm kê bất chợt là công cụ mạnh nhất. Thay vì kiểm kê cuối tháng, bạn kiểm kê một nhóm hàng bất kỳ vào giữa tháng, không báo trước. Nếu có mất mát thì phát hiện sớm. Nhân viên biết rằng kiểm kê có thể xảy ra bất cứ lúc nào sẽ cẩn thận hơn.

Với khách, hao hụt do khách lấy cắp thường xảy ra ở các món nhỏ giá trị cao đặt gần cửa. Cách giảm là đặt các món đó ở quầy thanh toán, hoặc đặt biển nhắc nhẹ. Không nên accusatory, chỉ cần làm cho việc lấy cắp khó hơn một chút.

Ghi nhận và theo dõi

Hao hụt không được ghi lại thì sẽ lặp lại. Mỗi lần phát hiện hao hụt, bạn ghi vào một cuốn sổ hoặc phần mềm: ngày, món hàng, số lượng, giá trị, nguyên nhân nghi ngờ. Sau ba tháng, bạn sẽ thấy mẫu hình: món nào hao hụt nhiều, thời điểm nào hao hụt tăng, nhóm nào có vấn đề.

Mẫu hình này là thông tin quý giá. Nếu hao hụt tăng vào cuối tuần thì có thể do nhân viên ca cuối tuần hoặc khách đông. Nếu hao hụt tập trung vào một món thì có thể do bảo quản hoặc do nhân viên quen thuộc với món đó.

Báo cáo hao hụt nên được xem như báo cáo doanh thu. Nếu doanh thu tăng mà hao hụt cũng tăng thì bạn đang bán nhiều hơn nhưng cũng mất nhiều hơn. Mục tiêu là giảm hao hụt xuống dưới mức tự nhiên của ngành, và duy trì ở đó.

Bảng so sánh nhanh

Nhóm nguyên nhân	Dấu hiệu	Cách chặn	Ai làm
Hao hụt tự nhiên	Hàng tươi hỏng, bao bì rách	FIFO, kiểm tra nhiệt độ, không nhập quá nhiều	Nhân viên kho
Hao hụt bảo quản	Hàng móp méo, ẩm mốc	Checklist bảo quản, kho riêng cho hàng giá cao	Nhân viên kho
Hao hụt ghi nhận	Tiền lệch, số lượng sai	Quét mã vạch, đối chiếu cuối ca, quy trình đổi trả	Thu ngân
Hao hụt mất mát	Hàng biến mất không lý do	Phân quyền, kiểm kê bất chợt, đặt hàng giá cao gần quầy	Quản lý

Ví dụ thực tế tại cửa hàng tạp hóa

Anh Minh bán tạp hóa, mỗi tháng hao hụt khoảng 1.8 phần trăm doanh thu. Anh không biết mất ở đâu nên làm kiểm kê toàn bộ tồn kho vào cuối tháng. Kết quả cho thấy hao hụt tập trung vào nhóm hàng tươi và nhóm hàng giá trị cao.

Anh chia nhóm hàng tươi thành ba loại: bán nhanh, bán chậm, và hàng cận date. Hàng cận date được đặt ở quầy thanh toán với giá giảm nhẹ. Hàng giá trị cao được chuyển vào tủ khóa riêng. Nhân viên được giao checklist kiểm tra nhiệt độ tủ đông mỗi sáng.

Sau ba tháng, hao hụt giảm từ 1.8 xuống 0.9 phần trăm. Anh không lắp thêm camera, không đổi nhân viên, chỉ thay đổi cách quản lý. Điều quan trọng nhất là anh bắt đầu ghi nhận hao hụt mỗi tháng và so sánh xu hướng.

Điều cần nhớ

Hao hụt không bao giờ về không, nhưng có thể giữ ở mức thấp và ổn định. Ba bước cơ bản: đo lường mỗi tháng, phân loại nguyên nhân, và chặn đứng từng nhóm. Nếu bạn không đo lường thì bạn đang đoán, và đoán thì thường sai.

Nếu cửa hàng bạn mới bắt đầu và chưa biết cách kiểm kê tồn kho chính xác, đọc thêm bài kiểm kê kho định kỳ không lệch để có phương pháp đếm hàng đúng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Mức hao hụt bình thường khác nhau ở từng ngành hàng, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo dữ liệu thực tế của cửa hàng mình.